■概要
Outlookで受信する重要なタスク依頼メールを、手作業でSmartsheetに転記する際に、手間がかかったり、対応が漏れてしまったりすることはないでしょうか。このような定型的なタスク管理業務は、自動化することで効率化が可能です。このワークフローを活用すれば、Outlookで特定のメールを受信した際に、AIが内容を判定し、タスクに関連する情報のみを自動でSmartsheetへ追加できます。これにより、Smartsheetでの正確なtask managementが実現し、対応漏れを防ぎます。
■このテンプレートをおすすめする方
- OutlookのメールをもとにSmartsheetへ手入力しており、作業を効率化したい方
- Smartsheetを活用したチームのtask managementをより円滑に進めたいマネージャーの方
- メールでのタスク依頼の見落としや転記ミスによるヒューマンエラーをなくしたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookのメール受信から内容の判定、Smartsheetへの登録までが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
- タスク依頼の転記漏れや入力ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、より正確なtask managementの運用に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとSmartsheetをYoomと連携します
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します
- オペレーションでAI機能を設定し、受信したメールがタスクか否かを判定するためのマニュアル（指示）を作成します
- 次に、分岐機能を設定し、AIの判定結果に応じて後続の処理を分岐させます
- タスクと判定された場合、AI機能でメール本文からタスク名や期限などの情報を抽出するためのマニュアル（指示）を作成します
- 最後に、オペレーションでSmartsheetの「行を追加する」アクションを設定し、抽出した情報を指定のシートに追加します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、監視対象としたい任意のメールフォルダIDを設定してください
- テキストを生成するAI機能では、どのような基準でタスクを判定するか、任意のプロンプト内容を設定してください
- テキストを抽出するAI機能では、メール本文から抽出したい項目を任意で設定してください
- 分岐機能では、AIの判定結果に基づいて処理を分岐させるための条件を任意で設定してください
- Smartsheetで行を追加するアクションでは、追加対象としたい任意のシートIDを設定してください
■注意事項
- Outlook、SmartsheetのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
