HubSpotで新しい会社が作成されたら、Microsoft Teamsに自動で通知する

■概要

HubSpotで新しい会社情報が登録されるたびに、その情報をMicrosoft Teamsで関係者に共有する作業は、手間がかかるのではないでしょうか。特に、迅速な情報伝達が求められる営業活動において、手作業による通知は対応の遅れや共有漏れを引き起こす可能性があります。このワークフローを活用すれば、HubSpotに新しい会社が作成されたタイミングで、自動的にMicrosoft Teamsの指定チャネルへ通知を送信でき、このような課題をスムーズに解消することが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方

• HubSpotで顧客情報を管理し、Microsoft Teamsで迅速な情報共有を行いたいと考えている営業担当者の方
• 手作業によるSaaS間の情報伝達に時間を取られ、本来の業務に集中できていないと感じている方
• チーム内の情報共有プロセスを自動化し、業務効率の向上と抜け漏れ防止を目指すマネージャーの方

■このテンプレートを使うメリット

• HubSpotに新しい会社情報が登録されると、Microsoft Teamsへ自動で通知されるため、手作業による情報伝達の時間を短縮できます。
• 手動での通知作業が不要になることで、連絡の遅延や内容の誤り、共有漏れといったヒューマンエラーの発生リスクを低減します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、HubSpotとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーとしてHubSpotを選択し、「新しい会社が作成されたら」というアクションを設定します。この設定により、HubSpot内で新しい会社情報が作成されたことを検知してフローが起動します。
3. 最後に、オペレーションとしてMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定します。ここで、通知したいチャネルやメッセージ内容を指定することで、HubSpotから取得した会社情報を基にした通知が自動で送信されます。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Microsoft Teamsへの通知設定では、メッセージを送信する先のチャネルやチームを任意で選択することが可能です。
• 送信するメッセージ本文は、固定のテキストを設定するだけでなく、トリガーとなったHubSpotの会社情報（会社名、担当者、作成日など）を変数として活用し、通知内容に動的に含めることができます。

■注意事項

• HubSpot、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。