Googleフォームから送信された内容を元にAIでプレスリリースを作成し、Google Chatに送信する
Googleフォームから送信された内容を元にAIでプレスリリースを作成し、Google Chatに送信する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Google Chat
と
Google スプレッドシート
と
Googleフォーム
を自動連携できます。
■概要
日々の広報活動において、Googleフォームで集めた情報を基にプレスリリースを作成し、関係者に共有する作業は、迅速性が求められる一方で手間がかかることもあります。特に、情報の整理から文章作成、そして適切なチャネルへの通知といった一連のプロセスは、担当者にとって負担となりがちです。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をトリガーとして、AIが自動でプレスリリースのドラフトを作成し、Google Chatへ通知するため、これらの課題をスムーズに解消し、広報業務の効率化に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで収集した情報を元に、手作業でプレスリリースを作成、共有している広報担当者の方
- AIを活用して、プレスリリース作成業務の効率化と時間短縮を図りたいと考えているマーケティング担当の方
- Google Chatを利用した迅速な情報共有の仕組みを構築し、チーム内のコミュニケーションを活性化させたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームへの回答後、AIによるプレスリリース案の作成からGoogle Chatへの通知までが自動化されるため、手作業による作成・配信業務の時間を削減できます。
- 人の手によるプレスリリースの作成や転記作業が不要になるため、誤字脱字や送信漏れといったヒューマンエラーの発生リスクを低減できます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Googleフォーム、Google スプレッドシート、Google ChatをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。この際、対象となるGoogleフォームを指定します。
- 次に、オペレーションでAI機能を選択し、「テキストを生成する」アクションを設定します。ここで、Googleフォームの回答内容などを活用してプレスリリースの原稿を生成するようプロンプトを調整します。
- 続けて、オペレーションで書類を発行する機能を選択し、Google スプレッドシートを設定します。AIが生成したテキストを指定したGoogle スプレッドシートの雛形に反映させ、プレスリリースの体裁に整えます。
- 最後に、オペレーションでGoogle Chatを選択し、「メッセージを送信」アクションを設定します。生成されたプレスリリースの内容や、発行された書類の情報を指定したスペースやユーザーに送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、プレスリリース作成の基となる情報を収集する任意のフォームを指定することが可能です。
- AI機能のオペレーションでは、生成したいプレスリリースの内容に合わせて、プロンプトを自由にカスタマイズできます。Googleフォームの回答内容を変数として組み込むことで、回答に応じたテキストを動的に生成することも可能です。
- 書類を発行する機能のオペレーションでは、プレスリリースの雛形となるGoogle スプレッドシートのファイルを任意で指定できます。また、AIが生成したテキストなど、前段階の情報を雛形内の特定箇所に変数として設定し、自動で反映させることが可能です。
- Google Chatへの通知オペレーションでは、通知先のスペースやダイレクトメッセージの相手を任意で設定できます。通知メッセージの本文も固定テキストだけでなく、Googleフォームの回答内容やAIが生成したテキストを変数として埋め込み、状況に応じたメッセージを送信するようカスタムできます。
■注意事項
- Googleフォーム、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は「Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法」を参照ください。
- Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は「Google Chatでスペースにメッセージを送る方法」を参照ください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
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