■概要

日々の広報活動において、Googleフォームで集めた情報を基にプレスリリースを作成し、関係者に共有する作業は、迅速性が求められる一方で手間がかかることもあります。特に、情報の整理から文章作成、そして適切なチャネルへの通知といった一連のプロセスは、担当者にとって負担となりがちです。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をトリガーとして、AIが自動でプレスリリースのドラフトを作成し、Google Chatへ通知するため、これらの課題をスムーズに解消し、広報業務の効率化に貢献します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Googleフォームで収集した情報を元に、手作業でプレスリリースを作成、共有している広報担当者の方
• AIを活用して、プレスリリース作成業務の効率化と時間短縮を図りたいと考えているマーケティング担当の方
• Google Chatを利用した迅速な情報共有の仕組みを構築し、チーム内のコミュニケーションを活性化させたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Googleフォームへの回答後、AIによるプレスリリース案の作成からGoogle Chatへの通知までが自動化されるため、手作業による作成・配信業務の時間を削減できます。
• 人の手によるプレスリリースの作成や転記作業が不要になるため、誤字脱字や送信漏れといったヒューマンエラーの発生リスクを低減できます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Googleフォーム、Google スプレッドシート、Google ChatをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。この際、対象となるGoogleフォームを指定します。
3. 次に、オペレーションでAI機能を選択し、「テキストを生成する」アクションを設定します。ここで、Googleフォームの回答内容などを活用してプレスリリースの原稿を生成するようプロンプトを調整します。
4. 続けて、オペレーションで書類を発行する機能を選択し、Google スプレッドシートを設定します。AIが生成したテキストを指定したGoogle スプレッドシートの雛形に反映させ、プレスリリースの体裁に整えます。
5. 最後に、オペレーションでGoogle Chatを選択し、「メッセージを送信」アクションを設定します。生成されたプレスリリースの内容や、発行された書類の情報を指定したスペースやユーザーに送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleフォームのトリガー設定では、プレスリリース作成の基となる情報を収集する任意のフォームを指定することが可能です。
• AI機能のオペレーションでは、生成したいプレスリリースの内容に合わせて、プロンプトを自由にカスタマイズできます。Googleフォームの回答内容を変数として組み込むことで、回答に応じたテキストを動的に生成することも可能です。
• 書類を発行する機能のオペレーションでは、プレスリリースの雛形となるGoogle スプレッドシートのファイルを任意で指定できます。また、AIが生成したテキストなど、前段階の情報を雛形内の特定箇所に変数として設定し、自動で反映させることが可能です。
• Google Chatへの通知オペレーションでは、通知先のスペースやダイレクトメッセージの相手を任意で設定できます。通知メッセージの本文も固定テキストだけでなく、Googleフォームの回答内容やAIが生成したテキストを変数として埋め込み、状況に応じたメッセージを送信するようカスタムできます。

■注意事項

• Googleフォーム、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
• Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。