Googleフォームで求職者情報が送信されたら、Outlookでスカウトメールを自動送信する

■概要

Googleフォームで受け付けた求職者情報をもとに、Outlookでスカウトメールを手作業で作成・送信するのは、時間もかかり、宛先間違いなどのミスも起こりがちではないでしょうか。特に応募者が多い場合、その負担は無視できません。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をトリガーに、AIが適切なスカウトメールの文面を生成し、Outlookから自動でメール送信まで完結させることができ、採用業務の効率化に貢献します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Googleフォームで求職者情報を集め、Outlookでスカウトメールを送付している採用担当者の方
• 手作業でのメール作成や送信に時間がかかり、本来の選考業務に集中できていないと感じている方
• スカウトメール送信時のヒューマンエラーを減らし、候補者への対応品質を向上させたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Googleフォームへの回答後、AIによるメール文案作成からOutlookでのメール送信まで自動化され、スカウト業務にかかる時間を短縮できます。
• 手作業によるメールの宛先間違いや、文面の入力ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、候補者への確実なアプローチを実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GoogleフォームとOutlookをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定し、対象のフォームを指定します。
3. 次に、オペレーションでAI機能を選択し、「テキストを生成する」アクションを設定して、受信した求職者情報に基づいたスカウトメールの文面を作成するための指示（プロンプト）を入力します。
4. 最後に、オペレーションでOutlookを選択し、「メールを送る」アクションを設定します。宛先には求職者のメールアドレスを、件名や本文にはAI機能で生成したテキストやGoogleフォームから取得した情報を活用して設定し、メールを自動送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleフォームのトリガー設定では、求職者情報を収集する任意のフォームを指定してください。
• AI機能のオペレーションでは、生成したいスカウトメールの内容に合わせて、プロンプトを自由にカスタマイズできます。Googleフォームで取得した求職者のスキルや経験などの情報を変数として組み込むことで、よりパーソナライズされたメール文面を生成可能です。また、定型文をあらかじめプロンプトに含めておくこともできます。
• Outlookのオペレーションでは、メールの件名や本文に、AI機能で生成したテキストやGoogleフォームの回答項目を変数として挿入できます。固定の署名や追伸などを加えることも可能です。送信先のメールアドレスも、Googleフォームの情報を基に動的に設定したり、任意のアドレスに固定したりすることができます。

■注意事項

• Googleフォーム、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133