Outlookでお問い合わせがあったら、AIで顧客対応のメール文章を生成してMicrosoft Teamsに通知する

■概要

Outlookに届く問い合わせへの対応、AIを活用したメール文面作成、そしてMicrosoft Teamsへの情報共有、これらの作業に手間や時間を取られていませんか？手作業による情報連携は、対応の遅れやヒューマンエラーの原因となることもあります。こ
のワークフローを活用すれば、Outlookで特定のお問い合わせメールを受信した際にAIが自動で顧客対応のメール文章を生成、その内容をMicrosoft Teamsへ通知する一連の流れを自動化でき、こうした課題の解消に貢献します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Outlookで受信する問い合わせへの返信作成とMicrosoft Teamsへの共有作業を効率化したい方
• AIを活用して顧客対応メールの品質を保ちつつ、作成時間を短縮したい方
• お問い合わせ対応の迅速化とチーム内での情報共有をスムーズに行いたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Outlookでの問い合わせ受信からAIによるメール文案作成、Microsoft Teamsへの通知までが自動化されるため、手作業の時間を減らし、他の業務に注力できます。
• 手作業によるメール文案の誤字脱字や、Microsoft Teamsへの通知漏れといったヒューマンエラーのリスクを低減し、安定した顧客対応を実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Outlook と Microsoft Teams をYoomと連携します。
2. 次に、トリガーで Outlook を選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定し、お問い合わせメールを特定します。
3. 次に、オペレーションで AI機能 を選択し、「テキストを生成する」アクションを設定し、受信したメールの内容に基づいた返信メールの文章をAIに生成させます。
4. 最後に、オペレーションで Microsoft Teams を選択し、「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、AIが生成したメール文章やお問い合わせの件名などを指定のチャネルへ通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Outlookのトリガー設定では、自動化を開始する条件となるメールの件名や、監視対象のフォルダを任意で指定することが可能です。
• AI機能の「テキストを生成する」アクションでは、AIに指示を出すプロンプト部分に定型的な挨拶文や署名といった固定のテキストをあらかじめ設定したり、Outlookで受信したメールの差出人名や件名といった情報を変数として埋め込み、よりパーソナライズされたメール文章を生成するようカスタマイズできます。
• Microsoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションでは、通知を送りたいチャネルを自由に選択できるだけでなく、通知するメッセージ本文にも、固定の案内文や前段のAI機能で生成されたメール文章、受信メールの概要などを変数として組み込み、チームが必要とする情報を的確に共有するように設定できます。

■注意事項

• Outlook、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft 365（旧Office 365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
  ご利用プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。