Googleフォームで受け取ったPNGをJPEGに変換して、Google Driveに格納する

■概要

Googleフォームで受け取ったPNG画像を、都度JPEG形式に手作業で変換して保存する業務に手間を感じていませんか。この作業は単純ですが、件数が重なると大きな負担となり、他の重要な業務を圧迫することもあります。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をきっかけに、ファイル形式の変換からGoogle Driveへの格納までの一連の流れを自動化し、こうした定型業務の手間を解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Googleフォームで受け取ったPNGファイルを手作業でJPEGに変換している方
• Webサイトの更新などで、画像ファイルの形式を統一する作業に時間を要している方
• 定型的なファイル変換や保存作業を自動化し、本来のコア業務に集中したい方

■このテンプレートを使うメリット

• フォーム回答からファイル変換、保存までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮し、より生産性の高い業務に集中できます。
• 手作業によるファイルの変換忘れや、指定とは異なるフォルダへの保存といったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GoogleフォームとGoogle DriveをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでGoogle Driveを選択し、フォームの回答から「ファイルをダウンロードする」アクションを設定してPNGファイルを取得します。
4. 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、任意のファイル変換サイトでPNGをJPEGに変換する操作を自動化します。
5. 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、変換されたJPEGファイルを指定のフォルダに格納します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleフォームのトリガー設定では、自動化の対象としたいフォームのIDを正確に指定してください。
• Google Driveからファイルをダウンロードするオペレーションでは、フォームの回答情報からファイルIDを動的に指定することで、常に最新のPNGファイルを取得します。
• RPA機能の「ブラウザを操作する」オペレーションでは、利用するファイル変換サイトのURLや、サイト上での操作ステップを正確に設定する必要があります。
• Google Driveへファイルをアップロードするオペレーションでは、変換後のファイルを格納するGoogle Drive内のフォルダIDとファイル名を任意に設定できます。

■注意事項

• GoogleフォームとGoogle DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691