Googleフォームで音声データが送信されたら、自動で文字起こししてGoogle スプレッドシートにレコードを追加する

■概要

Googleフォームで受け付けた音声データの文字起こしや、その内容をGoogle スプレッドシートへ転記する作業に手間を感じていることはありませんか？
手作業による入力ミスの懸念や、他の業務に集中できないといった課題も生じがちです。
このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの音声データ送信をトリガーとして、自動で文字起こしを行い、その結果をGoogle スプレッドシートに記録するため、これらの課題を解消し業務を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Googleフォームで収集した音声データの文字起こしと転記作業に時間を要しているご担当者の方
• 手作業によるデータ入力のミスを減らし、業務の正確性を高めたいと考えているチームの方
• 定型的な音声処理業務から解放され、より創造的な業務に時間を割きたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Googleフォームへの回答送信後、音声データのダウンロードから文字起こし、Google スプレッドシートへの記録までが自動化されるため、作業時間を短縮できます。
• 手作業による文字起こしの聞き間違いや、スプレッドシートへの転記ミスといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を維持します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Googleフォーム、Google Drive、Google スプレッドシートをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定し、対象のフォームIDを指定します。
3. 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、Googleフォームから送信された音声ファイルを指定します。
4. 続けて、オペレーションで文字起こし機能の「音声データを文字起こしする」アクションを設定し、ダウンロードした音声ファイルを指定します。
5. 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、文字起こしされたテキストデータを指定のGoogle スプレッドシートに追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleフォームのトリガー設定では、連携するフォームのIDをユーザーの環境に合わせて任意で設定してください。
• 文字起こし機能のアクション設定では、音声ファイルの長さに応じた適切なアクションの選択、読み取る音声ファイルの言語指定、そして利用するAIモデルを任意で選択し設定してください。
• Google スプレッドシートでレコードを追加するアクション設定では、文字起こし結果を任意で設定してください。

■注意事項

• Googleフォーム、Google Drive、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。