■概要
人事評価の時期になると、Microsoft Excelに蓄積された社員の業務実績の確認や評価、そしてその結果の反映に多くの時間を要していませんか？手作業でのデータ集計や評価基準の適用は、手間がかかるだけでなく、評価のばらつきや更新ミスといった課題も生じがちです。このワークフローを活用すれば、指定した日時にMicrosoft Excelから実績データを自動取得し、AIによる客観的な評価を行った上で、評価結果を該当レコードへ自動更新するため、こうした人事評価業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Microsoft Excelで社員の業務実績を管理し、人事評価を行っている人事担当者の方
- AIを活用して人事評価業務の客観性と効率性を高めたいと考えているマネージャーの方
- 定期的なデータ集計と更新作業の自動化により、コア業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- 指定日時に自動で処理が実行されるため、これまで手作業で行っていたデータ取得やAI評価、Microsoft Excelへの更新作業にかかる時間を短縮できます。
- 手作業によるデータの転記ミスや評価基準の適用漏れといったヒューマンエラーを減らし、評価プロセスの信頼性を向上させます。
■フローボットの流れ
- はじめに、YoomとMicrosoft Excelを連携させます。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を設定し、「指定した日時になったら」という条件でフローが起動するようにします。
- 続いて、オペレーションでMicrosoft Excelを選択し、「複数のレコードを取得する（最大10件）」アクションで社員の業務実績データを取得します。
- 次に、オペレーションで繰り返し処理機能を設定し、取得した各社員の業務実績データに対して後続の処理を繰り返します。
- 繰り返し処理の中で、オペレーションにAI機能を設定し、「テキストを生成する」アクションで、取得した業務実績を基に人事評価コメントを生成します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelを選択し、「レコードを更新する」アクションで、AIが生成した評価コメントを元のレコードの該当箇所に更新します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガー機能を使用する場合、自動化を起動する任意の日時を設定できます。
- Microsoft Excelからレコードを取得する設定では、対象となるシート名や取得する行の条件などを任意で指定可能です。
- 繰り返し処理機能では、Microsoft Excelから取得した一覧データの中から、どの情報を基に繰り返し処理を行うか、その条件を細かく指定できます。
- AI機能では、人事評価コメントを生成するためのプロンプト（指示文）を任意でカスタムでき、定型文の挿入や、前段階のMicrosoft Excelから取得した社員名や実績値などの情報を変数として組み込むことが可能です。
- Microsoft Excelのレコード更新設定では、AIによって生成された評価コメントを、元の実績データ内のどのセル（項目）に反映させるか、その対象箇所を任意で指定できます。
■注意事項
- Microsoft ExcelとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
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