Dropboxに契約書が格納されたら、AIでリーガルチェックしてDiscordに通知する

■概要

契約書の管理や確認作業は、正確性が求められる一方で、時間を要する業務ではないでしょうか。
特に、Dropboxに格納された契約書を都度確認し、法務担当者や関連部署へ共有するといった一連の作業は、手間がかかり、他の業務を圧迫することもあります。
このワークフローを活用すれば、Dropboxへの契約書格納を起点に、AIによる自動リーガルチェックを行います。
そして結果のDiscordへの通知までを自動化できるので、負担となっていた手動作業を削減できる可能性があります。

■このテンプレートをおすすめする方

• Dropboxでの契約書管理とリーガルチェックの効率化を求める方
• AIによる契約書分析を活用し、確認漏れや作業負荷の軽減を目指す方
• Discordで関連部署へ契約書のチェック結果を迅速に共有したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Dropboxへの契約書格納からAIでのチェック、Discordへの通知までが自動化され、手作業による時間と手間を削減できます。
• AIによる定型的なチェックと自動通知により、確認漏れや伝達ミスといったヒューマンエラーのリスクを低減します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、YoomとDropbox、Discordを連携させます。
2. トリガーとして、Dropboxの「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」を選択し、指定したフォルダに契約書ファイルが追加または更新されるとフローが起動するよう設定します。
3. 続いて、オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知した契約書ファイルを取得します。
4. 次に、「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードした契約書ファイルからテキスト情報を抽出します。
5. さらに、「テキストを生成する」アクションを設定し、抽出したテキスト情報をもとに、AIが契約書のリーガルチェックポイントなどを生成します。
6. 最後に、オペレーションでDiscordの「メッセージを送信」アクションを設定し、AIが生成したチェック結果を指定したチャンネルに通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• 「画像・PDFから文字を読み取る」オペレーションでは、契約書の種類や注目したい項目に応じて、文字を抽出する範囲や条件を任意でカスタマイズできます。
• 「テキストを生成する」オペレーションでは、AIに与える指示（プロンプト）を調整することで、チェックする観点や生成されるテキストのトーンなどを変更できます。また、前ステップで抽出した特定の部分を変数として組み込み、より具体的な指示をAIに与えることも可能です。
• Discordへの通知メッセージは、AIが生成したチェック結果や契約書名などの情報を変数として埋め込み、動的に作成することができます。

■注意事項

• Dropbox、DiscordのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。