■概要
OneDriveの特定フォルダにファイルが溜まり、手作業での定期的な削除に手間を感じていませんか？
また、削除忘れによるストレージ容量の圧迫や、必要なファイルを探す際の非効率も課題となりがちです。
このワークフローを活用すれば、指定した日時にOneDriveの特定フォルダ内のファイルを自動で一括削除でき、こうしたファイル管理の課題を解消し、業務の効率化に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
- OneDriveを利用し、定期的なファイル整理や削除に手間を感じている方
- 手作業によるファイル削除の時間を削減し、他の業務に集中したい方
- OneDriveのストレージを定期的にクリーンアップし、管理を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- 指定した日時にOneDriveの特定フォルダ内のファイルが自動で削除されるため、手作業によるファイル整理の時間を短縮できます。
- 定期的なファイル削除作業を自動化することで、削除忘れや手作業によるミスを防ぎ、ファイル管理業務の品質を保つことができます。
■フローボットの流れ
- はじめに、OneDriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、「指定したスケジュールになったら」フローが起動するように設定します。
- 次に、オペレーションでOneDriveの「特定のフォルダ内のファイルを一覧で取得」アクションを設定し、削除対象のファイル情報を取得します。
- 続けて、オペレーションで繰り返し処理機能の「アイテムIDを1件ずつ取得する」アクションを設定し、取得したファイル情報を1件ずつ処理できるようにします。
- 最後に、オペレーションでOneDriveの「ファイル・フォルダを削除」アクションを設定し、繰り返し処理で取得した各ファイルを順次削除します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガーの設定では、ファイルを削除したい任意の日時（例：毎月1日の午前9時など）や繰り返し周期をユーザーの運用に合わせて設定してください。
- OneDriveの「特定のフォルダ内のファイルを一覧で取得」アクションでは、削除対象ファイルが格納されているドライブID、フォルダ名、またはフォルダのアイテムIDを正確に設定してください。
- 繰り返し処理機能の設定では、前のステップであるOneDriveの「特定のフォルダ内のファイルを一覧で取得」アクションで取得したファイル一覧の値を、繰り返し対象として正しく連携させてください。
- OneDriveの「ファイル・フォルダを削除」アクションでは、削除するファイルのドライブIDとアイテムIDを、繰り返し処理で1件ずつ取得されるそれぞれのファイル情報と動的に連携するように設定してください。
■注意事項
- OneDriveとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
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