毎日Microsoft Excelでレコードを読み取り、AIで在庫管理を行いGoogle スプレッドシートに記録する

■概要

日々の在庫管理業務で、Microsoft Excelのデータを確認し、AIで分析、その結果をGoogle スプレッドシートへ手作業で転記する作業は、時間と手間がかかるのではないでしょうか。また、手作業による入力ミスや更新漏れは、正確な在庫把握の妨げになることもあります。 このワークフローを活用すれば、Microsoft Excelからの定期的なレコード読み取り、AIによる在庫分析、そしてGoogle スプレッドシートへの記録という一連のプロセスを自動化し、これらの課題の解消に貢献します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Microsoft ExcelとGoogle スプレッドシートで在庫データを管理している方
• AIを活用した在庫管理の自動化に興味があり、手作業に課題を感じている方
• 定期的なデータ集計とレポート作成業務の効率化を目指す担当者の方

■このテンプレートを使うメリット

• Microsoft Excelからのデータ取得、AI分析、Google スプレッドシートへの記録が自動化され、手作業による時間を削減できます。
• 手作業によるデータの転記ミスやAI分析結果の入力漏れを防ぎ、在庫管理の精度向上に貢献します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft ExcelとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーとしてスケジュールトリガー機能を設定し、「スケジュールトリガー」アクションでフローを指定した日時に起動させます。
3. 次に、オペレーションで、Microsoft Excelの「レコードを取得する」アクションを設定し、在庫データを読み込みます。
4. 次に、オペレーションで、AI機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、取得したレコードを基に在庫状況を分析し、管理に必要なテキスト情報を生成します。
5. 最後に、オペレーションで、Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、AIによる分析結果や生成されたテキストを記録します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• スケジュールトリガー機能では、フローを起動する日時（例：毎日午前9時など、業務に合わせた任意のタイミング）を自由に設定できます。
• Microsoft Excelのレコード取得オペレーションでは、対象となるファイルやシートを指定し、さらに読み込むデータの範囲や条件（例：特定の列の値が特定の値であるレコードのみ）も任意で設定可能です。
• AI機能のテキスト生成オペレーションでは、在庫分析や管理指示を行うためのプロンプトを具体的にカスタムでき、Microsoft Excelから取得した情報（商品名、現在の在庫数など）を変数としてプロンプト内に組み込むことで、動的なテキスト生成が可能です。
• Google スプレッドシートへのレコード追加オペレーションでは、記録先のファイル名やシート名を指定し、どの列にAIの分析結果やMicrosoft Excelから取得した情報、あるいは固定値を入力するかなど、出力内容を柔軟に設定できます。

■注意事項

• Microsoft Excel、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。