Notionでページが更新されたら、AIで購買管理を行いGmailで通知する

■概要

Notionでページが更新されるたび、手作業で購買情報を確認し、関係部署へGmailで通知する業務に手間を感じていませんか？
あるいは、情報の転記ミスや通知漏れといった課題を抱えているかもしれません。
このワークフローを活用すれば、Notionのページ更新を起点として、AIによる購買管理情報の自動生成が実現します。
そしてGmailでの通知までをシームレスに行えるため、情報共有にかける時間の短縮が見込めます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Notionで管理する情報に基づき、購買管理や関連通知を手作業で行っている方
• AIを活用して購買管理業務の精度向上や効率化を図りたいと考えている方
• NotionとGmailを連携させ、定型的な通知業務の自動化を実現したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Notionのページ更新からAIによる購買管理、Gmail通知までを自動化し、手作業に費やしていた時間を削減できます。
• AIが情報を処理し自動で通知するため、手作業による入力ミスや通知漏れなどのヒューマンエラーを減らすことに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、NotionとGmailをYoomと連携します。
2. トリガーとして、Notionの「特定のデータベースのページが作成・更新されたら」を設定し、フローを開始します。
3. 次に、「分岐機能」を設定し、特定の条件に基づいて後続の処理を分岐させます。
4. 続いて、Notionの「レコードを取得する（ID検索）」を設定し、更新されたページの詳細情報を取得します。
5. さらに、AI機能「テキストを生成する」を設定し、取得した情報に基づいて購買管理に関する内容や通知メッセージをAIで生成します。（タイトルは任意で編集可能）
6. 最後に、Gmailの「メールを送る」を設定し、AIが生成した内容を関係者にメールで通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• 分岐機能では、どのような条件で処理を分岐させるかを任意に設定・追加することが可能です。
• テキストを生成する際は、プロンプトに前段のステップで取得した情報を変数として埋め込むことができます。
• Gmailでの通知設定では、メールの件名や本文に固定のテキストを入力したり、前段のステップで取得したNotionの情報やAIが生成したテキストを変数として埋め込むなど、柔軟なカスタムが可能です。

■注意事項

• Notion、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。