Googleフォームの回答をもとに、帳票を自動作成してBoxに格納する

■概要

Googleフォームで集めた回答をもとに、手作業で帳票を作成しBoxへ格納する業務は、手間がかかりミスも発生しやすいのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をきっかけに、帳票の自動作成とBoxへの格納までを自動化でき、これらの課題を解消し業務を円滑に進めることができます。

■このテンプレートをおすすめする方

• GoogleフォームとBoxを利用し、帳票作成・格納業務を手作業で行っている方
• フォーム回答からの帳票作成における入力ミスや作業漏れを減らしたい方
• 定型的な帳票作成業務を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Googleフォームの回答を基にした帳票作成からBoxへの格納までが自動化され、手作業にかかる時間を削減できます。
• 手作業による転記ミスやファイル格納漏れといったヒューマンエラーの発生リスクを低減します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Googleフォーム、Google スプレッドシート、およびBoxをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーとしてGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでYoomの「書類を発行する機能」を選択し、Google スプレッドシートをテンプレートとして帳票を自動作成するよう設定します。
4. 最後に、オペレーションでBoxを選択し、「ファイルをアップロード」アクションを設定し、作成された帳票を指定のフォルダに格納します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleフォームのトリガー設定では、自動化の対象としたい任意のフォームを指定してください。
• 「書類を発行する機能」では、帳票テンプレートとして使用するGoogle スプレッドシートを指定し、フォームから取得したどの情報を帳票のどの箇所に反映させるか、変数としてマッピング設定を行ってください。
• Boxの「ファイルをアップロード」アクションでは、作成された帳票を格納したい任意のフォルダを指定してください。

■注意事項

• Googleフォーム、Google スプレッドシート、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。