Google スプレッドシートでレコードが更新されたら、AIでビル管理を行いSlackに通知する

■概要

Google スプレッドシートでビル管理に関連するレコードを更新した後、その情報を基にAIで報告内容を生成しSlackへ通知する作業は、手間がかかる上に抜け漏れも発生しやすいのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートのレコード更新をトリガーに、AIによるビル管理レポートの自動生成とSlackへの通知までを一気通貫で自動化し、これらの課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google スプレッドシートとSlackを利用し、ビル管理業務を行っているご担当者の方
• AIを活用してビル管理レポート作成の効率化や内容の質向上を目指している方
• 手作業による情報伝達の遅延やミスを減らし、迅速な情報共有を実現したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Google スプレッドシートの更新からAIによるレポート生成、Slack通知までが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を他の業務に充てることができます。
• 手作業による転記ミスや通知漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、正確かつ迅速な情報共有を実現することで、ビル管理業務の質向上に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google スプレッドシートとSlackをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーとしてGoogle スプレッドシートを選択し、「行が更新されたら」というアクションを設定し、対象のスプレッドシートとシートを指定します。
3. 次に、オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、更新された行の情報を基にビル管理に関する報告内容を生成するようプロンプトを記述します。
4. 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、AIが生成したテキストを指定したチャンネルに通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• AI機能の「テキストを生成する」オペレーションでは、どのようなビル管理レポートを生成させたいか、具体的な指示（プロンプト）を詳細に設定することが可能です。例えば、特定の項目を強調する、特定のフォーマットで出力するなどのカスタマイズができます。
• Slackの「チャンネルにメッセージを送る」オペレーションでは、通知先のチャンネルIDを任意で指定できるほか、メッセージ内容に固定のテキストを追加したり、Google スプレッドシートやAI機能で取得したデータを動的な値としてメッセージ本文に埋め込むといった柔軟な設定が可能です。

■注意事項

• Google スプレッドシート、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。

‍https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133