■概要

Notionでビル管理情報を更新するたびに、AIで分析し、その結果をGmailで関係者に通知する作業は手間がかかるのではないでしょうか。特に、複数の情報を手作業で連携させようとすると、時間もかかり、ミスも発生しやすくなります。 このワークフローを活用すれば、Notionのページ更新をきっかけに、AIによるビル管理情報の自動生成とGmailでの通知までを一気通貫で自動化でき、こうした課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Notionでビル情報を管理し、AIを活用した分析や通知の自動化を検討しているビル管理担当者の方
• 手作業による情報更新、AI分析、Gmailでの通知作業に非効率を感じている施設運営チームの方
• ビル管理業務のDXを推進し、より戦略的な業務に注力したいと考えている責任者の方

■このテンプレートを使うメリット

• Notionのページ更新からAIによる情報生成、Gmailでの通知までが自動化されるため、これまで手作業で行っていた情報連携や通知作成の時間を短縮することができます。
• 手作業による情報の見落としや転記ミス、通知漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、関係者への正確な情報共有を実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、NotionとGmailをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでNotionを選択し、「ページが作成または更新されたら」というアクションを設定し、監視したいNotionのデータベースを指定します。
3. オペレーションで「分岐機能」を設定し、特定の条件に基づいて後続の処理を分岐させます。
4. 続いてオペレーションでNotionの「レコードを取得する（ID検索）」アクションを設定し、更新されたページのIDをもとに詳細な情報を取得します。
5. オペレーションでYoomの「AI機能」から「テキストを生成する」アクションを設定し、取得したNotionの情報をもとにビル管理に関するテキスト（例：点検指示、状況報告など）を生成します。
6. 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、AIが生成したテキストを本文に含めて、指定した宛先にメールで通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• 分岐機能では、Notionページの種類や更新内容など、どのような条件で処理を分岐させるかを具体的に設定してください。
• Notionでレコードを取得するアクションでは、連携するデータベースIDを正しく指定し、取得したいレコードの条件（例：特定のプロパティを持つページのみ対象とするなど）を必要に応じてカスタマイズしてください。
• AI機能でテキストを生成するアクションでは、生成したいビル管理情報の内容に合わせて、具体的な指示（プロンプト）をカスタマイズしてください。
• Gmailでメールを送るアクションでは、通知先のメールアドレス、メールの件名、本文のメッセージ内容などを、実際の運用に合わせてカスタマイズしてください。

■注意事項

• Notion、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。