毎月Microsoft Excelでレコードを読み取り、AIでビル管理を行いGoogle スプレッドシートに記録する

■概要

毎月のビル管理レポート作成において、Microsoft Excelのデータを参照し、AIで分析や評価を行い、その結果をGoogle スプレッドシートにまとめる作業は、時間と手間がかかるのではないでしょうか。手作業によるデータ転記やAIへの指示出しはミスが発生しやすく、月次の定型業務でありながら担当者の負担も大きくなりがちです。このワークフローを活用すれば、Microsoft Excelからのレコード読み取り、AIによるビル管理テキストの生成、そしてGoogle スプレッドシートへの記録という一連の流れを自動化し、これらの課題を効率的に解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• 毎月Microsoft ExcelとGoogle スプレッドシートを使用し、ビル管理レポートを手作業で作成している方
• AIを活用してビル管理業務の分析や報告を効率化したいと考えているビル管理担当者の方
• 定型的なデータ処理業務から解放され、より戦略的な業務に時間を割きたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Microsoft Excelからのデータ取得、AI処理、Google スプレッドシートへの記録までを自動化し、毎月のルーティン作業にかかる時間を削減します。
• 手作業によるデータの転記ミスや、AIへの指示内容のばらつきを防ぎ、ビル管理レポートの品質安定化に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、お使いのMicrosoft Excelアカウント、Google スプレッドシートアカウントをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーで「スケジュールトリガー機能」を選択し、「スケジュールトリガー」アクションで、このワークフローを毎月実行する日時などを設定します。
3. 次に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを取得する」アクションを設定し、ビル管理に必要なデータが格納されているファイルやシート、範囲を指定します。
4. 続いて、オペレーションで「AI機能」の「テキストを生成する」アクションを設定し、Microsoft Excelから取得したデータを基に、ビル管理に関する分析や評価コメントなどを生成するようAIに指示します。
5. 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、AIが生成したテキストを指定したスプレッドシートの新しい行に記録します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• 「AI機能」の「テキストを生成する」オペレーションでは、どのような観点でビル管理の分析や評価を行うか、具体的な指示（プロンプト）を詳細に設定することで、求める内容のテキストをAIに生成させることが可能です。
• Google スプレッドシートの「レコードを追加する」オペレーションでは、記録するスプレッドシートやシートを指定するだけでなく、特定の列に固定値を入力したり、前段のMicrosoft ExcelやAI機能から取得したデータを動的な値として、任意の列ヘッダーと正確に結び付けて記録するようにカスタマイズできます。

■注意事項

• Microsoft Excel、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。