Googleフォームで予約が送信されたら、AIで予約内容をまとめてNotionに追加する

■概要

Googleフォームで受け付けた予約情報を手作業でNotionに転記したり、内容をAIで要約したりするのは手間がかかるのではないでしょうか。特に予約件数が増えると、入力漏れや対応遅れのリスクも高まります。 このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの予約送信をトリガーにAIが自動で予約内容を要約しNotionへ追加するため、これらの課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• GoogleフォームとNotionを利用し、予約管理業務の効率化を目指す方
• AIを活用して予約内容の把握を迅速化し、対応の質を向上させたい方
• 手作業による情報転記や要約の時間を削減し、他の業務に集中したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Googleフォームへの予約送信からNotionへの情報追加、AIによる要約までを自動化し、手作業にかかる時間を削減します。
• 予約情報の転記ミスやAIへの指示漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を向上させます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GoogleフォームとNotionをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。これにより、Googleフォームに新しい予約が送信されるとフローが起動します。
3. 次に、オペレーションでAI機能を選択し、「テキストを生成する」アクションを設定します。ここで、Googleフォームから受け取った予約情報をAIに要約させます。
4. 最後に、オペレーションでNotionを選択し、「レコードを追加する」アクションを設定します。AIによって要約された予約内容や、元の予約情報をNotionのデータベースへ自動で追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• AI機能の「テキストを生成する」アクションでは、プロンプトに固定の指示テキストを入れたり、Googleフォームから取得した予約日時や予約者名などの情報を変数として埋め込み、より詳細な指示を出すなどのカスタムが可能です。
• Notionの「レコードを追加する」アクションでは、Notionのどのデータベースに情報を追加するか、どの項目にAIが生成した要約やGoogleフォームのどの情報を入力するかを、固定値や変数を用いて柔軟に設定することが可能です。

■注意事項

• Googleフォーム、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
  ご利用プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133