予約フォームが送信されたら、AIで予約内容をまとめてGmailで通知する

■概要

予約フォームからのお問い合わせや申し込みは嬉しいものの、その内容を確認し、関係者に分かりやすくまとめて通知する作業は意外と手間がかかるのではないでしょうか。特に多くの予約を処理する場合、手作業では対応の遅れや情報の見落としといった課題も生じがちです。このワークフローを活用すれば、フォームが送信されるとAIが自動で予約内容を要約し、Gmailで指定した宛先に通知するため、こうした手間や課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

予約フォームからの情報を手作業で確認し、通知している担当者の方
AIを活用して予約内容の確認・要約業務を効率化したいと考えている方
Gmailでの通知業務を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

フォーム送信後の内容確認、AIによる要約、Gmail通知までを自動化し、手作業に費やしていた時間を削減できます。
手作業による情報の見落としや、要約時の解釈ミス、通知漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。

■フローボットの流れ

はじめに、GmailをYoomと連携します。
次に、トリガーでフォームトリガー機能を選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します。このフォームには予約に必要な情報を入力する項目を設定します。
次に、オペレーションでAI機能を選択し、「テキストを生成する」アクションを設定します。ここで、フォームから受け取った予約情報をAIが要約するように指示します。
最後に、オペレーションでGmailを選択し、「メールを送る」アクションを設定します。AIが生成した要約内容を指定した宛先にメールで通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

フォームトリガー機能では、予約受付に必要な氏名、連絡先、希望日時、コース内容といった項目を任意で設定可能です。
AI機能では、予約内容をどのように要約するかを指示するプロンプトを自由にカスタムできます。例えば、箇条書きで要点をまとめる、特定の情報を強調するなど、目的に応じた指示が可能です。また、フォームトリガーで取得した情報を変数としてプロンプト内に組み込むこともできます。
Gmailの設定では、通知メールの宛先（To, Cc, Bcc）、件名、本文を任意で設定できます。件名や本文には、AIが生成した要約内容やフォームトリガーで取得した予約情報を変数として挿入できるため、パーソナライズされた通知メールを作成できます。固定の挨拶文や署名などを設定することも可能です。

■注意事項