Zoomでミーティングが終了したら、SPIRALにレコーディング情報を追加する

■概要

Zoomでのオンラインミーティング後、レコーディング情報を手作業でSPIRALへ登録する業務は、時間もかかり、入力ミスも起こりやすいのではないでしょうか？特に、ミーティングの数が多い場合や、迅速な情報共有が求められる際には、この作業が大きな負担となることもあります。このワークフローを活用すれば、Zoomミーティングの終了をトリガーに、SPIRALへレコーディング情報が自動で追加されるため、こうした課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• ZoomとSPIRALを利用し、ミーティング情報を手作業で管理している担当者の方
• ミーティング後の情報共有や記録の抜け漏れ、遅延に課題を感じているチームリーダーの方
• 定型的なデータ入力業務を自動化し、より戦略的な業務に時間を割きたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Zoomミーティング終了後、SPIRALへのレコーディング情報登録が自動化されるため、手作業に費やしていた時間を他の業務に充てることができます。
• 手作業による情報の転記ミスや入力漏れを防ぎ、データの正確性を保つことで、業務の信頼性が向上します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、ZoomとSPIRALをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーとしてZoomを選択し、「ミーティングが終了したら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでZoomの「ミーティングのレコーディング情報を取得する」アクションを設定し、記録されたミーティングの情報を取得します。
4. 最後に、オペレーションでSPIRALの「レコードを登録する」アクションを設定し、取得したレコーディング情報を指定のデータベースに追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Zoomで「ミーティングのレコーディング情報を取得する」アクションを設定する際、対象となるミーティングのIDを指定してください。
• SPIRALで「レコードを登録する」アクションを設定する際、情報を登録したいアプリID、データベースID、登録するレコード情報をご利用の環境に合わせて設定してください。

■注意事項

• Zoom、SPIRALのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
• 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
• ミーティングが終了したらミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
• Zoomでミーティングのレコーディング情報を取得する際の注意点は下記をご覧ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9550398