Gmailでメールを受信したら、SPIRALにレコードを追加する

■概要

Gmailで特定のメールを受信した際に、内容を確認してSPIRALへ手作業で情報を登録する業務は、手間がかかるだけでなく、入力ミスや対応漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりがちではないでしょうか？
このワークフローを活用することで、Gmailでのメール受信をトリガーとして、SPIRALへのレコード追加が自動化され、こうした日々の繰り返し作業の負担を軽減し、業務の正確性向上に貢献します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailで受信したお問い合わせや顧客情報をSPIRALで管理している方
• メールからの情報転記作業に多くの時間を費やし、非効率を感じている担当者の方
• 手作業によるデータ入力ミスを減らし、業務品質を高めたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailで特定のメールを受信すると、自動でSPIRALに必要な情報が登録されるため、これまで手作業に費やしていた時間を他の業務に充てることができます。
• システムが自動で処理を行うことで、メールの見落としやSPIRALへの入力漏れ、転記ミスといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとSPIRALをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定し、どのメールをトリガーにするか指定します。
3. 最後に、オペレーションでSPIRALを選択し、「レコードを登録」アクションを設定し、メールから取得した情報をSPIRALのどの項目に登録するかを指定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定では、「特定のラベルのメールを受信したら」アクションで、自動化の対象としたいメールに付与されているラベルを任意で選択してください。
• SPIRALの「レコードを登録」アクションでは、登録対象のアプリID、データベースID、そしてGmailのメール本文や件名などからどの情報をレコードのどのフィールドに登録するかを任意で設定してください。

■注意事項

• Gmail、SPIRALのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。