Zoomで特定条件に合うミーティングが終了したら、SPIRALにレコーディング情報を追加する

■概要

Zoomでのミーティング終了後、そのレコーディング情報を手作業でSPIRALに入力するのは手間がかかり、また入力漏れなどのミスも発生しやすいのではないでしょうか。特に重要な会議や商談の記録は正確に残したいものです。このワークフローを活用すれば、Zoomで特定条件に合うミーティングが終了した際に、自動でSPIRALへレコーディング情報が追加されるため、こうした手作業による課題を解消し、業務の効率化に貢献します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Zoomミーティングの録画情報をSPIRALへ手動で登録している営業担当者やサポート担当の方
• ZoomとSPIRALを活用し、顧客とのやり取りや商談記録を一元管理したいチームリーダーの方
• ミーティング後の情報共有や記録業務の正確性と迅速性を向上させたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Zoomミーティング終了後、条件に合致するレコーディング情報がSPIRALへ自動登録されるため、手作業による転記時間を短縮することができます。
• 手作業に伴うミーティングIDの入力間違いや、レコーディング情報の登録漏れといったヒューマンエラーの発生リスクを軽減します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、ZoomとSPIRALをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでZoomを選択し、「ミーティングが終了したら」というアクションを設定します。このトリガーが作動すると、フローが開始されます。
3. 続いて、オペレーションで分岐機能を設定します。ここで、例えば特定の会議名や参加者数など、レコーディング情報をSPIRALに登録したいミーティングの条件を指定します。
4. 条件に合致した場合、次のオペレーションでZoomの「ミーティングのレコーディング情報を取得する」アクションを設定し、該当ミーティングの録画情報を取得します。
5. 最後に、オペレーションでSPIRALの「レコードを登録」アクションを設定し、取得したレコーディング情報をSPIRALの指定したデータベースに自動で追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• 分岐機能では、例えば「ミーティングのトピックに特定のキーワードが含まれていたら」や「ミーティングの参加者が一定数以上だったら」といった、ユーザーの運用に合わせた条件を具体的に設定してください。
• Zoomの「ミーティングのレコーディング情報を取得する」アクションでは、トリガーから渡されるミーティングIDを正しく指定することが重要です。
• SPIRALの「レコードを登録」アクションでは、情報を登録したいSPIRALのアプリIDやデータベースID、そしてどのフィールドにZoomのどの情報をマッピングするかといったレコード情報を、ユーザーのSPIRAL環境に合わせて詳細に設定してください。

■注意事項

• Zoom、SPIRALのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
• 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。

　　　　・ミーティングが終了したら

　　　　・ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）

• Zoomでミーティングのレコーディング情報を取得する際の注意点は下記をご覧ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9550398