フォームで送信された履歴書をOCR・AIでスコアリングし、確認が完了したらGmailを送信する

■概要

応募者からフォームで送られてくる履歴書の確認や評価、その後の連絡は、採用業務の中でも特に手間と時間がかかる作業ではないでしょうか。多くの履歴書に目を通し、公平な基準で評価し、個別に連絡するのは大きな負担となりがちです。このワークフローを活用すれば、フォームで受け取った履歴書をOCR機能で自動的にテキスト化し、AI機能でスコアリング、担当者の確認を経てGmailで応募者に連絡するまでの一連の流れを自動化でき、採用選考プロセスの効率化に貢献します。

■このテンプレートをおすすめする方

• フォームで受け付けた履歴書の選考と応募者への連絡に多くの時間を費やしている採用担当者の方
• OCRやAIを活用して履歴書の情報分析や初期評価を効率化し、業務負担を軽減したい人事部門の方
• Gmailでの応募者対応を自動化し、迅速かつミスのないコミュニケーションを実現したい方

■このテンプレートを使うメリット

• フォーム送信から履歴書の自動読み取り、AIによるスコアリング、担当者確認、Gmail送信までを連携させることで、選考にかかる手作業の時間を削減します。
• 手作業による情報入力ミスや確認漏れを防ぎ、AIを活用した基準に基づくスコアリングにより、評価のばらつきを抑え、選考プロセスの質向上に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでフォームトリガー機能を選択して、「フォームが送信されたら」というアクションを設定し、履歴書ファイルが添付されるようにフォームを設計します。
3. 次に、オペレーションでOCR機能を選択して、「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、フォームから送信された履歴書ファイルを指定してテキスト情報を抽出します。
4. 次に、オペレーションでAI機能を選択して、「テキストを生成する」アクションを設定し、OCR機能で抽出したテキストデータを基に、あらかじめ定義した基準でスコアリングを行います。
5. 次に、オペレーションで担当者へ対応を依頼機能を選択して、「担当者へ対応を依頼する」アクションを設定し、AIによるスコアリング結果と履歴書情報を担当者に確認依頼します。
6. 最後に、オペレーションでGmailを選択して、「メールを送る」アクションを設定し、担当者の確認が完了した後、応募者や担当者に通知するメールを自動送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• フォームトリガー機能では、氏名や連絡先、応募職種など、履歴書ファイル以外に収集したい応募者情報を任意で項目として設定できます。
• OCR機能では、履歴書の中から特に重要な情報（学歴、職務経歴、保有資格、自己PRなど）を抽出対象として任意でカスタムすることが可能です。
• AI機能では、スコアリングの基準や評価コメントを生成するための指示（プロンプト）を任意でカスタムでき、定型文に加え、OCR機能で取得した氏名やスキルなどの情報を変数として組み込むことが可能です。
• 担当者へ対応を依頼機能では、確認を依頼する際のメッセージ内容を任意で指定でき、AI機能によるスコアリング結果や応募者情報などを変数としてメッセージに含めることも可能です。
• Gmailの設定では、送信するメールの件名や本文に、フォームで取得した応募者名やAIによるスコアリング結果などの情報を変数として活用でき、固定の文章と組み合わせて柔軟に設定できます。また、送信先のメールアドレスも応募者のメールアドレスを変数として設定するなど、状況に応じて設定可能です。

■注意事項

• GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。