■概要
Googleカレンダーに新しい予定が登録されるたびに、Backlogへ手作業で課題を起票していませんか。繰り返し発生するこの作業は、手間がかかるだけでなく、入力漏れや遅延といったミスにも繋がりやすいものです。このワークフローを活用すれば、Googleカレンダーに特定の条件を満たす予定が作成された際に、Backlogへ自動で課題を追加することが可能になり、これらの課題を効率的に解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- GoogleカレンダーとBacklogを併用し、予定とタスクの連携に手間を感じている方
- プロジェクト管理において、Googleカレンダーの予定に基づいた課題作成を自動化したい方
- 手作業によるBacklogへの課題登録漏れや遅延を防ぎ、業務効率を向上させたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleカレンダーに予定が作成されると、関連する課題がBacklogに自動で追加されるため、これまで手作業で行っていた情報転記の時間を短縮できます。
- 手動での課題登録時に起こりうる、件名の入力ミスや担当者の設定漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、情報の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleカレンダーとBacklogをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleカレンダーを選択し、「予定が作成されたら」というアクションを設定します。この設定により、Googleカレンダーに新しい予定が作成されるとフローボットが起動します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を選択し、「分岐する」アクションを設定します。これにより、例えば特定のキーワードを含む予定や、特定の参加者がいる予定のみを対象にするなど、条件に応じた処理が可能になります。
- 最後に、オペレーションでBacklogを選択し、「課題の追加」アクションを設定します。ここで、Googleカレンダーの予定名や詳細情報をBacklogの課題名や詳細に紐付けて登録するよう設定することで、自動で課題が作成されます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleカレンダーのトリガー設定において、フローボットが新しい予定を確認する間隔（起動間隔）を、ユーザーの業務サイクルに合わせて任意で設定することが可能です。
- 分岐機能のオペレーションでは、Backlogに課題として登録したいGoogleカレンダーの予定を特定するための条件（例：予定の件名に特定のプロジェクト名が含まれる場合など）を、ユーザーの運用に合わせて柔軟に設定できます。
■注意事項
- Googleカレンダー、BacklogのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
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