Googleカレンダーに特定の予定が作成されたら、Backlogに課題を追加する

Googleカレンダーに特定の予定が作成されたら、Backlogに課題を追加する

Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Googleカレンダー
Backlog
を自動連携できます。
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■概要

Googleカレンダーに新しい予定が登録されるたびに、Backlogへ手作業で課題を起票していませんか。繰り返し発生するこの作業は、手間がかかるだけでなく、入力漏れや遅延といったミスにも繋がりやすいものです。このワークフローを活用すれば、Googleカレンダーに特定の条件を満たす予定が作成された際に、Backlogへ自動で課題を追加することが可能になり、これらの課題を効率的に解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

  • GoogleカレンダーとBacklogを併用し、予定とタスクの連携に手間を感じている方
  • プロジェクト管理において、Googleカレンダーの予定に基づいた課題作成を自動化したい方
  • 手作業によるBacklogへの課題登録漏れや遅延を防ぎ、業務効率を向上させたい方

■このテンプレートを使うメリット

  • Googleカレンダーに予定が作成されると、関連する課題がBacklogに自動で追加されるため、これまで手作業で行っていた情報転記の時間を短縮できます。
  • 手動での課題登録時に起こりうる、件名の入力ミスや担当者の設定漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、情報の正確性を高めます。

■フローボットの流れ

  1. はじめに、GoogleカレンダーとBacklogをYoomと連携します。
  2. 次に、トリガーでGoogleカレンダーを選択し、「予定が作成されたら」というアクションを設定します。この設定により、Googleカレンダーに新しい予定が作成されるとフローボットが起動します。
  3. 次に、オペレーションで分岐機能を選択し、「分岐する」アクションを設定します。これにより、例えば特定のキーワードを含む予定や、特定の参加者がいる予定のみを対象にするなど、条件に応じた処理が可能になります。
  4. 最後に、オペレーションでBacklogを選択し、「課題の追加」アクションを設定します。ここで、Googleカレンダーの予定名や詳細情報をBacklogの課題名や詳細に紐付けて登録するよう設定することで、自動で課題が作成されます。

※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

  • Googleカレンダーのトリガー設定において、フローボットが新しい予定を確認する間隔(起動間隔)を、ユーザーの業務サイクルに合わせて任意で設定することが可能です。
  • 分岐機能のオペレーションでは、Backlogに課題として登録したいGoogleカレンダーの予定を特定するための条件(例:予定の件名に特定のプロジェクト名が含まれる場合など)を、ユーザーの運用に合わせて柔軟に設定できます。

■注意事項

  • Googleカレンダー、BacklogのそれぞれとYoomを連携してください。
  • トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
  • プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
  • 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能(オペレーション)となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
  • ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能(オペレーション)を使用することができます。
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