SmartHRで特定部署の従業員が登録されたら、カオナビにメンバーを登録する

■概要

新しい従業員の入社や異動に伴う情報更新は、人事部門にとって重要な業務ですが、複数のシステムへの手入力は手間がかかるものです。特に、SmartHRとカオナビを併用している場合、それぞれのシステムに従業員情報を登録・更新する作業は、時間的負担だけでなく入力ミスの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、SmartHRで特定部署に従業員が登録された際に、その情報を基にカオナビへ自動でメンバー登録を行うため、これらの課題を解消し、業務の効率化に貢献します。

■このテンプレートをおすすめする方

• SmartHRとカオナビ間で従業員情報を手作業で連携している人事労務担当者の方
• 特定部署の新メンバー情報を迅速かつ正確にカオナビへ反映させたい管理職の方
• 従業員情報の登録・更新作業の自動化により、人的ミスを削減したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• SmartHRに従業員情報が登録されると、自動でカオナビへメンバー登録が実行されるため、これまで手作業で行っていたデータ入力の時間を短縮できます。
• 手動による情報転記が不要になることで、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を維持します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、SmartHRとカオナビをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでSmartHRを選択し、「従業員が登録されたら（Webhook）」アクションを設定します。これにより、SmartHRに新しい従業員が登録されると、その情報（部署情報を含む）をYoomが取得しフローが起動します。
3. 続いて、オペレーションで「分岐機能」を設定します。SmartHRから取得した部署情報をもとに、特定の部署の従業員である場合にのみ、後続の処理に進むよう条件を設定します。
4. 最後に、条件に合致した場合のオペレーションとして、カオナビの「メンバーを登録」アクションを設定します。SmartHRから取得した従業員の氏名やメールアドレスなどの情報を紐付けて、カオナビに新しいメンバーとして自動で登録します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• SmartHRのトリガー設定において、SmartHRアカウントのサブドメインを任意で指定することが可能です。これにより、お使いのSmartHR環境に合わせた設定ができます。
• 分岐機能の設定では、SmartHRから取得できる従業員情報（例：部署コード、役職など）を利用して、カオナビへ登録する対象とする従業員の条件を、ユーザーの運用に合わせて詳細にカスタマイズすることが可能です。
• カオナビの設定では、SmartHRの設定で取得したアウトプットを使用することで、登録内容をカスタマイズすることが可能です。

■注意事項

• SmartHR、カオナビのそれぞれとYoomを連携してください。
• カオナビのマイアプリ連携方法は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/6435730
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。