■概要
日々の営業活動において、HubSpotに蓄積されたコンタクト情報を元にGoogle スプレッドシートで営業リストを作成する作業は、重要でありながらも手間のかかる業務ではないでしょうか。手作業での情報抽出や転記は、時間的な制約に加え、入力ミスなどのヒューマンエラーを引き起こす可能性も潜んでいます。このワークフローを活用すれば、指定した日時にHubSpotからコンタクト情報を自動で取得し、Google スプレッドシートへリストとして追加する一連の流れを自動化でき、これらの課題を解消し業務の効率化に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
- HubSpotとGoogle スプレッドシートで営業リストを手動作成している営業担当者の方
- 定期的なリスト作成作業の負担を軽減し、コア業務に集中したいマネージャーの方
- SaaS間のデータ連携を手作業で行っており、ヒューマンエラーを減らしたい方
■このテンプレートを使うメリット
- HubSpotからの情報取得とGoogle スプレッドシートへの転記が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業によるデータのコピー＆ペーストや入力ミスといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、リストの正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、HubSpotとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を設定し、フローボットを起動したい日時を指定します。
- 次に、オペレーションで、HubSpotの「コンタクトIDの一覧を取得」アクションを設定し、対象となるコンタクト情報を取得します。
- 続いて、オペレーションで繰り返し処理機能を設定し、取得したコンタクトIDのリストに対して繰り返し処理を行います。
- 繰り返し処理の中で、HubSpotの「コンタクトの取得」アクションを設定し、個別のコンタクト詳細情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、取得したコンタクト情報を指定のシートに行として追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガー機能では、フローボットを起動する具体的な日時や繰り返し間隔（毎日、毎週特定曜日など）を任意で設定してください。
- Google スプレッドシートへレコードを追加するアクションでは、出力先のシートや列を指定し、HubSpotから取得したどの情報をどの項目に割り当てるか、または固定値を入力するかなど、柔軟に設定を調整してください。
■注意事項
- HubSpot、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
