■概要
kintoneで管理している顧客情報の中から、特定の条件に合致するレコードが新たに追加された際、手作業でDocuSignを操作して契約書を送付する業務は、手間がかかる上に、入力ミスや送付遅延のリスクも伴います。
このワークフローを活用すれば、kintoneへのレコード追加をトリガーとして、DocuSignでの契約書送付プロセスが自動化され、これらの課題をスムーズに解消し、より迅速で正確な契約業務を実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- kintoneとDocuSignを利用し、契約書作成・送付を手作業で行っている営業担当者の方
- kintone上の特定条件に合致するレコードに対し、迅速な契約締結を求める法務担当者の方
- 契約プロセスの効率化とヒューマンエラー削減を目指すバックオフィス担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- kintoneへのレコード登録後、自動でDocuSignから契約書が送付されるため、手作業による時間的なロスを削減できます。
- 契約書送付時の宛先間違いや書類の選択ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性が向上します。
■フローボットの流れ
- はじめに、kintoneとDocuSignをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでkintoneを選択し、「レコードが登録されたら（Webhook起動）」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでkintoneの「レコードを取得する」アクションを設定し、トリガーで反応したレコードの詳細情報を取得します。
- 次に、オペレーションで「分岐機能」のコマンドオペレーションを設定し、取得したレコード情報に基づいて契約書送付の要否などを判断します。
- 最後に、オペレーションでDocuSignの「テンプレートからエンベロープを作成・送信」アクションを設定し、条件に合致した場合に契約書を送付します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- kintoneの「レコードを取得する」アクションでは、自動化の対象としたいレコードを特定するための条件を任意で設定してください。
- 分岐機能では、取得したkintoneのレコード情報をもとに、どのような条件の場合にDocuSignでの契約書送付処理に進むか、その分岐条件を任意で設定してください。
- DocuSignの「テンプレートからエンベロープを作成・送信」アクションでは、利用するアカウントID、事前にDocuSign上で作成した契約書のテンプレートID、そして契約書の受信者となる方のメールアドレスや氏名などを任意で設定してください。
■注意事項
- kintone、DocuSignのそれぞれとYoomを連携してください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
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