■概要
Zoomでのオンライン面接が増える中、面接終了後の応募者情報の記録や管理は、手間がかかる業務の一つではないでしょうか。特に、面接内容をAIで要約し、Google スプレッドシートへ手作業で転記する際には、時間もかかり、入力ミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Zoomでの面接終了をトリガーに、AIが応募者情報を整理し、Google スプレッドシートへ自動で追加することが可能となり、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Zoomでの面接後、応募者情報を手作業でGoogle スプレッドシートにまとめている採用担当の方
- AIを活用して面接情報を効率的に整理し、応募者管理の精度を向上させたいと考えている方
- 面接後のデータ入力業務を自動化し、コア業務に集中できる時間を確保したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Zoom面接終了後の情報収集、AIによる整理、Google スプレッドシートへの追加が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業による情報の転記ミスや整理時のヒューマンエラーを防ぎ、応募者情報の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、ZoomとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでZoomを選択し、「ミーティングが終了したら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでZoomの「ウェビナー登録者の一覧を取得する」アクションを設定し、関連する応募者リストを取得します。
- 次に、オペレーションで繰り返し処理機能を選択し、「繰り返し処理する」アクションで、取得した応募者情報を個別に処理できるように設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能を選択し、「テキストを生成する」アクションで、取得した情報をもとに応募者の情報を整理するように設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、整理された情報を指定のスプレッドシートに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 繰り返し処理機能では、前段階で取得したZoomのウェビナー登録者の一覧データをもとに、どのような条件で繰り返し処理を行うかを指定可能です。
- AI機能では、応募者の情報をどのように整理するか、例えば特定の情報の抽出など、テキストを生成するためのプロンプトを任意でカスタムでき、定型文や前段階で取得した情報を変数として設定することも可能です。
- Google スプレッドシートへのレコード追加アクションでは、出力先のGoogle スプレッドシートおよび特定のシートを指定し、各項目（列）に対して、AIが生成した情報やZoomから取得した情報のうち、どの情報を割り当てるか、または固定値を設定するかなど、柔軟にカスタムできます。
■注意事項
- Zoom、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。
- フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
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