■概要
Zoomでの1on1終了後、録画データから手作業で文字起こしを行い、次のアクションをまとめてメールで共有するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。また、これらの作業に追われて、本来集中すべき業務の時間が圧迫されることもあります。このワークフローを活用すれば、Zoomミーティング終了をトリガーに、AIによる文字起こし、次のアクション整理、そしてGmailでの送信までを自動化でき、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Zoomでの1on1を頻繁に行い、議事録作成やフォローアップに時間を要している方
- AIを活用して文字起こしやネクストアクションの整理を効率化したいと考えている方
- Gmailでの情報共有を自動化し、チームの生産性を向上させたいマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Zoomでの1on1後の文字起こしやアクション整理、メール作成といった一連の作業を自動化し、手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による文字起こしの誤りや、重要なアクションアイテムの伝達漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、ZoomとGmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでZoomを選択し、「ミーティングが終了したら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでZoomの「ミーティングのレコーディング情報を取得」アクションを設定し、該当ミーティングの録画情報を取得します。
- 次に、オペレーションでZoomの「ミーティングのレコーディングファイルをダウンロード」アクションを設定し、録画ファイルをYoom内に保存します。
- その後、オペレーションでAI機能の「音声データを文字起こしする」アクションを設定し、ダウンロードした音声ファイルからテキストを抽出します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、文字起こしされたテキストを元に次のアクションなどを整理します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、整理された内容を指定した宛先に送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能によるテキスト生成のオペレーションでは、生成するテキストの内容（例えば、次のアクションの要約方法や報告形式など）を指示するプロンプトを任意でカスタムできます。また、定型文を組み込んだり、前段階で取得したミーティング情報や文字起こし結果を変数としてプロンプト内に設定したりすることも可能です。
- Gmailでメールを送信するオペレーションでは、メールの件名や本文に、前段階でAIが生成したテキストなどの情報を変数として組み込めます。固定の挨拶文や署名などを設定し、宛先（To, Cc, Bcc）も自由に指定できます。
■注意事項
- ZoomとGmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。- ミーティングが終了したら
- ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
- 詳細はこちらをご参照ください。
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