■概要
日々の業務でMicrosoft Excelに蓄積された複数のレコードを確認しそれらを基にAIを活用してプロジェクトの進捗管理を行い、最終的にGoogle スプレッドシートへ記録する作業は、手間がかかり非効率だと感じていませんか？このワークフローを活用すれば、スケジュールに合わせてMicrosoft Excelからデータを自動で取得し、AIによるプロジェクト管理情報の生成、そしてGoogle スプレッドシートへの記録までを一気通貫で自動化できます。手作業による負担や入力ミスを減らし、業務の効率化に貢献するでしょう。
■このテンプレートをおすすめする方
- 毎日Microsoft Excelのデータを確認し、プロジェクト管理にAIを利用している方
- Microsoft ExcelとGoogle スプレッドシート間で手作業によるデータ転記を行っている方
- 定型的なプロジェクト報告作業を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Microsoft Excelからのデータ取得、AIでの処理、Google スプレッドシートへの記録が自動化されるため、手作業で行っていた時間を他の業務に充てることができます。
- 手作業によるデータの転記ミスやAIへの指示の抜け漏れを防ぎ、プロジェクト管理の精度向上に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft ExcelとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を設定し、「スケジュールされた日時にフローを起動する」アクションを選択します。
- 続いて、オペレーションでMicrosoft Excelを選択し、「複数のレコードを取得する」アクションを設定し、対象のファイルやシート、データ範囲を指定します。
- 次に、オペレーションでAI機能を選択し、「テキストを生成する」アクションを設定し、取得したレコードを基にプロジェクト管理情報を生成するよう指示します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、「レコードを追加する」アクションを設定し、AIが生成したテキストを指定のスプレッドシートに書き込みます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガー機能では、フローを起動する頻度や日時（例：毎日午前9時、毎週月曜日の午前10時など）を任意で設定してください。
- AI機能の「テキストを生成する」アクションでは、Microsoft Excelから取得したどの情報をどのようにまとめ、どのような形式でプロジェクト管理情報として出力させたいか、具体的な指示（プロンプト）を詳細に設定することが可能です。
- Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションでは、書き込むスプレッドシートやシートを指定するだけでなく、AIが生成したデータを動的な値として各列のヘッダーと紐づけたりするなどの柔軟な設定ができます。
■注意事項
- Microsoft Excel、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
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