Microsoft Teamsで特定のメッセージが送信されたら、内容を要約してGaroonに予定を登録する

■概要

Microsoft Teamsでの活発なコミュニケーションの中で、重要な連絡事項を見逃してしまったり、その内容をGaroonのスケジュールに手動で登録する作業に手間を感じたりすることはありませんか。このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsで特定の条件に合致するメッセージが送信された際に、AIが自動でその内容を要約し、Garoonに予定として登録するため、情報連携の効率化とタスク管理の精度向上に貢献します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Microsoft TeamsとGaroonを日常的に利用し、情報共有の効率化を目指す方
• Microsoft Teamsの特定メッセージをGaroonへ手作業で転記している業務担当者の方
• 重要な会議やタスクの連絡を、漏れなく迅速にスケジュール登録したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Microsoft Teamsのメッセージ確認からGaroonへの予定登録までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を他の業務に充てることができます。
• AIによる情報抽出と要約、そして自動登録により、転記ミスや情報の抜け漏れといったヒューマンエラーの発生リスクを軽減し、業務の正確性を高めます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft TeamsとGaroonをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します。この際、特定のチャネルやチームを指定することが可能です。
3. 続いて、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件（例：メッセージに「会議」「アポイント」といったキーワードが含まれる、特定のユーザーからのメッセージであるなど）に合致する場合のみ、後続の処理に進むようにします。
4. 条件に合致した場合、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、Microsoft Teamsのメッセージ本文から予定の件名、日時、参加者などの情報を抽出します。
5. オペレーションでAI機能の「要約する」アクションを設定し、抽出した情報やメッセージ全文を基に、Garoonの予定詳細欄に入力するための簡潔な概要を生成します。
6. 最後に、オペレーションでGaroonを選択し、「【スケジュール】予定を登録」アクションを設定し、抽出・生成した情報を利用してGaroonへ新しい予定を自動で登録します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• 分岐機能で設定する条件は、業務内容に応じて柔軟にカスタマイズしてください。特定のキーワード、送信者、メンションの有無などを条件に指定できます。
• AI機能でテキストを抽出する際のプロンプトは、Microsoft Teamsのメッセージからどのような情報を、どの程度の精度で抽出したいかに合わせて調整してください。
• AI機能でテキストを要約する際には、要約対象とするテキストの範囲（メッセージ全体、特定の部分など）や、生成する要約の文字数を指定することで、より適切な内容を生成できます。
• Garoonへスケジュールを登録するアクションでは、登録する予定の公開/非公開設定、予定の種類（通常予定、繰り返し予定など）、関連付ける施設や参加者、通知設定などを、ユーザーのGaroon環境や運用ルールに合わせて細かく設定してください。また、Garoonのサブドメイン情報も正しく入力する必要があります。

■注意事項

• Garoon、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。