フォームで会社情報が送信されたら、Microsoft Excelとfreee会計に取引先を追加する

■概要

フォームで受け取った会社情報を、Microsoft Excelやfreee会計に手作業で入力するのは手間がかかり、入力ミスも発生しやすいのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、フォームに会社情報が送信されると、自動でMicrosoft Excelとfreee会計に取引先情報が追加されるため、これらの課題を解消し、業務の効率化に繋がります。

■このテンプレートをおすすめする方

• フォームで得た会社情報を手作業でMicrosoft Excelやfreee会計に転記している方
• 取引先情報の登録における入力ミスや漏れを減らし、データの精度を高めたい方
• 新規取引先の登録作業を自動化し、より重要な業務に時間を割きたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• フォーム送信後のMicrosoft Excelとfreee会計への情報登録が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
• 手入力によるデータ転記時の入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーの発生リスクを軽減し、データの正確性を維持できます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft Excelとfreee会計をYoomと連携します。
2. 次に、トリガーとしてYoomの「フォームトリガー機能」を選択し、指定のフォームが送信された際にフローが起動するよう設定します。
3. 続いて、オペレーションでMicrosoft Excelを選択し、「レコードを追加する」アクションを設定し、フォームで受け取った情報を基にして取引先情報を指定のファイルに追加します。
4. 最後に、オペレーションでfreee会計を選択し、「取引先の作成」アクションを設定し、同様にフォーム情報を基にfreee会計にも新しい取引先を作成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Microsoft Excelの「レコードを追加する」アクションでは、情報追加の対象となるファイル（例：特定のOneDriveフォルダ内にあるファイル）のIDや、書き込み先のシート名、各列に対応するフォームの項目などを正確に指定してください。
• freee会計の「取引先の作成」アクションでは、登録対象の事業所IDを指定し、フォームから取得した会社名や担当者名などの情報を、freee会計のどの項目にマッピングするかを設定してください。

■注意事項

• Microsoft Excel、freee会計のそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。