Microsoft SharePointに新商品の資料が格納されたら、OCRしてBASEに商品情報を登録する

■概要

新商品の資料をMicrosoft SharePointに格納した後、BASEへ手作業で商品情報を登録する際に、手間や入力ミスが発生していませんか。このワークフローを活用すれば、Microsoft SharePointに新商品資料が追加されると、OCR機能で情報を自動抽出し、BASEへ商品情報を登録するため、これらの課題を解消し、業務を効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Microsoft SharePointとBASE間で、商品情報の登録を手作業で行っている方
• OCR技術を活用して、資料からの情報抽出とECサイトへの登録を自動化したい方
• 商品登録の時間を削減し、より戦略的な業務にリソースを集中させたいEC担当者

■このテンプレートを使うメリット

• Microsoft SharePointへのファイル格納をトリガーに、BASEへの商品情報の登録が自動化され、手作業にかかる時間を短縮します。
• OCRによる情報抽出と自動登録により、手入力による転記ミスや項目漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、YoomとMicrosoft SharePoint、BASEを連携させます。
2. 次に、トリガーとしてMicrosoft SharePointを選択し、「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」アクションを設定します。これにより、特定のフォルダに新しい商品資料が追加されるとフローが起動します。
3. 次に、オペレーションとして分岐機能を設定し、新規作成時にのみ後続の処理を行うようにします。
4. 続いて、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知した商品資料をYoom内に取り込みます。
5. 次に、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルから商品情報を抽出します。
6. 最後に、オペレーションでBASEの「商品情報の登録」アクションを設定し、OCRで抽出した情報を元にBASEへ新しい商品を登録します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Microsoft SharePointのトリガー設定では、新商品の資料が格納されるフォルダを任意で指定することが可能です。
• OCR機能では、商品資料の中から読み取りたい情報（商品名、型番、価格、商品説明文など）の抽出箇所を、実際のファイルに合わせて任意で設定できます。
• BASEへの商品情報登録アクションでは、OCR機能で取得したテキストデータや固定値を、商品名、価格、在庫数、商品説明といったBASEの各項目へ自由に割り当てて設定できます。

■注意事項

• Microsoft SharePoint、BASEのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。