■概要
Googleフォームで集めたアンケートの回答を、期間を指定して集計する作業は、定期的であるほど手間がかかります。手動での操作は、他の業務を圧迫する原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信することをきっかけに、指定期間のGoogleフォームの回答を自動で取得できます。このようなGoogleフォームの自動化を実現し、手作業での集計業務から解放されます。
■このテンプレートをおすすめする方
- 定期的にGoogleフォームの回答を集計しており、手作業に負担を感じている方
- 特定のメール受信をトリガーに、Googleフォームの回答取得を自動化したい方
- Googleフォームの自動化の具体的な方法を探している業務改善担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- 特定のメール受信をトリガーにGoogleフォームの回答を自動で取得するため、手作業での集計にかかっていた時間を短縮できます
- 手動での操作による期間の指定ミスや、データの抽出し忘れといったヒューマンエラーを防ぎ、正確なデータ収集に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとGmailをYoomと連携します
- トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」アクションを設定します
- 次に、オペレーションのテキスト抽出機能で、受信したメールの本文などから必要なテキストを抽出します
- 続いて、Googleフォームの「回答の一覧を取得（回答期間を指定）」アクションを設定します
- 最後に、Gmailの「メールを送る」アクションを設定し、取得した回答一覧を指定の宛先に送付します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームの「回答の一覧を取得」オペレーションにて、集計対象としたい任意のフォームIDを設定してください
■注意事項
- Googleフォーム、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- GoogleフォームのアウトプットはJSONPathから取得可能です。取得方法は「『取得する値』を追加する方法」の「応用編：JSONPathを使って『取得する値を追加』する」をご参照ください。「responses[*].answers～」という形式でJSONPathを設定することで一覧を取得可能です。
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