■概要
Googleカレンダーに新しい予定を登録するたび、その内容をJootoに手作業でタスク登録することは手間がかかりませんか。この作業は時間や労力がかかるだけでなく、入力ミスや登録漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりがちであり、本来集中すべきコア業務の時間を圧迫してしまうこともあります。このワークフローを活用すれば、Googleカレンダーに特定の条件に合致する予定が登録されると、自動でJootoにタスクが作成されるため、これらの課題を解消し、業務の効率化を支援することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleカレンダーの予定を基にJootoでタスク管理をされている方
- 予定からタスクへの手動登録作業に手間や抜け漏れを感じている方
- チームや個人のタスク管理をより効率化し、生産性を高めたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleカレンダーへの予定登録をトリガーとしてJootoへタスクが自動作成されるため、手作業による転記時間を短縮し、他の業務へ時間を充てることが可能になります。
- 手作業によるタスクの登録漏れや予定内容の誤記といったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleカレンダーとJootoをYoomのアカウントと連携させます。
- 次に、トリガーとしてGoogleカレンダーを選択し、「予定が作成されたら」アクションを設定します。ここで、特定のカレンダーIDを指定したり、予定の概要に特定のキーワードが含まれる場合のみ反応するように設定することも可能です。
- 続いて、オペレーションで分岐機能を設定します。これにより、例えば「特定のキーワードを含む予定のみ」や「特定の参加者がいる予定のみ」といった条件で、後続のJootoへのタスク作成処理を実行するかどうかを制御できます。
- 最後に、オペレーションでJootoの「タスクを追加」アクションを設定します。Googleカレンダーから取得した予定のタイトル、説明、開始日時などの情報を利用し、Jootoのタスク名や詳細説明、期限などを自動で入力するように設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleカレンダーのトリガー設定において、監視対象とするカレンダーや、フローを起動する条件となる予定のキーワードなどを、実際の運用に合わせて指定してください。
- 分岐機能で設定する条件を、実際にタスクとしてJootoに登録したい予定の特性（例：特定の文字列が件名に含まれる、特定の参加者がいるなど）に合わせて具体的に定義してください。
- Jootoでタスクを追加する際、どのプロジェクトのどのリストにタスクを作成するかを指定する必要があります。また、タスクのタイトルや説明欄に、Googleカレンダーの予定からどの情報をどのように引用するかを、出力フィールドをマッピングしてカスタマイズしてください。
■注意事項
- Jooto、GoogleカレンダーのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
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