■概要
Jootoで新しいプロジェクトが作成されるたびに、関係者へOutlookで通知する作業を手動で行っていませんか。このような定型的な情報共有作業は、手間がかかる上に、通知漏れや遅延といったヒューマンエラーを引き起こす可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Jootoでのプロジェクト作成をトリガーとして、Outlookへの通知メール送信を自動化でき、これらの課題を解消し、より迅速で確実な情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- JootoとOutlookを利用し、プロジェクト情報を迅速に共有したい方
- 手作業による通知業務に時間を取られ、他の業務への影響を感じている方
- プロジェクトの進捗に関わる通知漏れや遅延を防ぎたいプロジェクトマネージャー
■このテンプレートを使うメリット
- Jootoでプロジェクトが作成されると、Outlookへの通知メールが自動送信されるため、これまで手作業で行っていた通知作成や送信にかかる時間を削減できます。
- 手作業による通知の宛先間違いや、内容の記載漏れ、送信忘れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報伝達に貢献します。
■フローボットの流れ
- はじめに、JootoとOutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでJootoを選択し、「プロジェクトが作成されたら」というアクションを設定します。これにより、Jootoで新しいプロジェクトが作られるとフローが起動します。
- 最後に、オペレーションでOutlookを選択し、「メールを送る」アクションを設定します。ここで、Jootoから取得したプロジェクト情報を含めた通知メールの内容や送信先を指定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookの「メールを送る」アクションでは、通知メールの送信先（To, Cc, Bcc）を任意のアドレスに設定できます。特定の担当者やメーリングリストを指定することが可能です。
- メールの本文には、固定のメッセージに加え、トリガーとなったJootoのプロジェクト名、作成日時、担当者といった情報を変数として動的に埋め込むことができます。これにより、状況に応じたパーソナライズされた通知が実現します。
■注意事項
- Jooto、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
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