■概要
毎週のようにMicrosoft Excelで店舗情報を確認し、内容を整理してGoogle スプレッドシートへ転記する作業に、手間や時間を要していませんか。このワークフローを活用すれば、Microsoft Excelからの情報取得、AI機能によるデータ整形、そしてGoogle スプレッドシートへの記録までの一連のプロセスを自動化し、業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Microsoft Excelの店舗情報を定期的に手作業で集計・管理しているご担当者の方
- AIを活用し、収集したデータの分析や整形を効率的に行いたいと考えている方
- Google スプレッドシートでの情報記録と共有の自動化を目指している方
■このテンプレートを使うメリット
- Microsoft Excelからのデータ取得、AIによる処理、Google スプレッドシートへの記録までを自動化し、作業時間を短縮できます。
- 手作業によるデータの転記ミスや入力漏れといったヒューマンエラーを減らし、情報の正確性向上に貢献します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft ExcelおよびGoogle スプレッドシートをYoomと連携させます。
- 次に、トリガーとして「スケジュールトリガー機能」の「スケジュールトリガー」アクションを選択し、例えば毎週特定の曜日の特定時刻にフローが起動するよう設定します。
- オペレーションの第一段階として、Microsoft Excelの「複数のレコードを取得する」アクションを設定し、対象となる店舗情報が格納されているファイルやシートを指定します。
- 続いて、オペレーションでYoomの「AI機能」の中から「テキストを生成する」アクションを選択し、Microsoft Excelから取得したデータを基に、必要な情報の抽出や整形を行います。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、AI機能によって処理されたデータを指定のスプレッドシートに追加・記録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Microsoft Excelの「複数のレコードを取得する」アクションでは、どのドライブのどのアイテム（ファイル）から、どのシートの情報を取得するかを、ユーザーの環境に合わせて任意に設定可能です。
- AI機能の「テキストを生成する」アクションでは、Microsoft Excelから取得した店舗情報に対し、集計、分析、要約、特定の形式への整形など、目的に応じたプロンプトを自由に設定して活用できます。
- Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションでは、前段のAI機能で処理されたデータを、Google スプレッドシート内の特定の列（ヘッダー項目）に紐付けて格納するように設定できます。
■注意事項
- Microsoft Excel、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
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