■概要
毎週のように発生するMicrosoft Excelからの物件情報の読み取り、AIを活用した賃貸管理、そしてGoogle スプレッドシートへの記録といった一連の業務に、手間や時間を取られていませんか。手作業による情報入力はミスの原因となることもあります。このワークフローを活用すれば、Microsoft Excelの物件情報を定期的に読み取りAIで必要な情報を整理・管理し、その結果をGoogle スプレッドシートへ自動で記録するため、これらの課題を効率的に解決し、より重要な業務に集中できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Microsoft Excelで物件情報を管理し、毎週の更新作業に手間を感じている不動産業の方
- AIを活用して賃貸管理業務の質を向上させたいと考えている物件管理者の方
- Google スプレッドシートへのデータ転記作業を自動化し、ヒューマンエラーを削減したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Microsoft Excelからの情報取得、AIによる処理、Google スプレッドシートへの記録が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるデータの転記やAIへの指示といったプロセスでの入力間違いや漏れを防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft ExcelとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーで、スケジュールトリガー機能を選択し、「スケジュールトリガー」アクションで毎週実行するよう設定します。
- 次に、オペレーションで、Microsoft Excelの「複数のレコードを取得する」アクションを設定し、物件情報が記載されたシートからデータを取得します。
- 続いて、オペレーションで、AI機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、取得した物件情報をもとに賃貸管理に必要な情報をAIに生成させます。
- 最後に、オペレーションで、Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、AIが生成した情報を指定のスプレッドシートに記録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Microsoft Excelの「複数のレコードを取得する」アクションでは、物件情報が保存されている具体的なドライブ、ファイル、シート名、そして取得したいデータの範囲を任意で指定してください。
- AI機能の「テキストを生成する」アクションでは、物件情報からどのような情報を抽出し、どのように分析・管理したいかに合わせて、AIへの指示（プロンプト）を自由にカスタマイズできます。例えば、特定の条件に合致する物件の抽出や、賃料相場の分析などが可能です。
- Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションでは、Microsoft Excelから取得した情報やAIによって生成された情報を、Google スプレッドシートのどの列（ヘッダ）に対応させて記録するかを任意で設定できます。
■注意事項
- Microsoft Excel、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
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