SmartHRで従業員が新たに登録されたら、雇用形態に応じてTalentioに選考を追加する

■概要

新しい従業員の入社に伴う情報システムへの登録作業は、人事や採用担当者にとって重要な業務です。
しかし、複数のSaaSを利用している場合、それぞれに手作業で情報を入力するのは手間がかかり、入力ミスも起こりやすいですよね。
このワークフローを活用すれば、SmartHRに従業員が登録されると、その雇用形態に応じてTalentioに自動で選考情報を追加できるため、入社手続きのプロセスを効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方

• SmartHRとTalentio間で、従業員情報と選考情報を手作業で連携している方
• 雇用形態ごとに異なる選考プロセスがあり、その管理や設定に手間を感じている方
• 従業員情報の登録から選考設定までの一連の業務を自動化し、効率を上げたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• SmartHRへの従業員登録を起点に、Talentioへの選考追加が自動で行われるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
• 手作業によるデータの転記や確認作業が不要になることで、入力間違いや設定漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、SmartHRとTalentioをYoomと連携します。
2. トリガーでSmartHRを選択し、「従業員が登録されたら（Webhook）」というアクションを設定し、SmartHRに新しい従業員情報が登録されたことを検知します。
3. 続いて、オペレーションでYoomデータベースの「レコードを取得する」アクションを設定し、SmartHRから取得した従業員の雇用形態などの情報を参照します。
4. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、取得した雇用形態に応じて、後続の処理を分岐させます。
5. 最後に、オペレーションでTalentioの「候補者に選考を追加」アクションを設定し、該当する従業員に対して適切な選考情報を追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• 分岐機能の設定では、SmartHRから取得した従業員の雇用形態などの値に基づいて、どのような条件で分岐を行うか、運用に合わせて任意に設定・追加が可能です。
• Talentioで「候補者に選考を追加」アクションを設定する際には、前段のSmartHRやYoomデータベースから取得した従業員情報（氏名、メールアドレスなど）や、分岐機能で決定された選考情報などを変数として各項目に埋め込むといったカスタムが可能です。

■注意事項

• SmartHR、TalentioのそれぞれとYoomを連携してください。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。