■概要
管理職の評価シートの取りまとめや分析、フィードバック作成に多くの時間を費やしていませんか？特にGoogleフォームで収集した評価シートを一つひとつ確認し、内容を転記・分析する作業は手間がかかり、入力ミスも起こりやすいものです。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの評価シート送信をきっかけにOCRでの文字抽出、AIによる分析、そしてNotionへのフィードバックレポート追加までを自動化し、評価業務の効率を向上させることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで受け取った評価シートの処理に手間を感じている人事担当者の方
- 手作業での評価分析やフィードバック作成に多くの時間を割いているマネージャーの方
- 評価プロセスのDX化を進め、より戦略的な業務に時間を活用したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームへの回答送信からNotionへの情報追加まで自動化され、評価業務にかかる作業時間を削減できます。
- 手作業によるデータ転記ミスや、分析時の見落としといったヒューマンエラーの発生リスクを低減し、評価の質を保ちます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Googleフォーム、Google Drive、NotionをYoomと連携します。
- 次に、トリガーとしてGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームに添付された評価シートファイルを取得します。
- 次に、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルから評価内容をテキストデータとして抽出します。
- その後、オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、抽出したテキストデータを元に分析を行い、フィードバックレポートを作成します。
- 最後に、オペレーションでNotionの「レコードを追加する」アクションを設定し、生成されたフィードバックレポートを指定のデータベースに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OCR機能では、使用する評価シートのフォーマットに応じて、特にどの部分のテキストを抽出するかなど、読み取りたい項目を任意で指定することが可能です。
- AI機能のテキストを生成では、後続のNotionへ格納しやすい形式や内容になるよう、AIへの指示（プロンプト）を具体的に調整することが可能です。
- Notionのレコードを追加するアクションでは、前段で生成したテキストをNotionの任意のプロパティに紐づけて自動格納が可能です。
■注意事項
- Googleフォーム、Google Drive、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
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