■概要
Googleフォームでスタッフの希望シフトを収集しているものの、その回答内容をGoogle スプレッドシートへ手作業で転記する際に手間がかかったり、入力ミスが発生したりすることはありませんか？このワークフローを活用すれば、Googleフォームに新しい回答が送信されると、AI機能がその内容を希望の形式に整形しGoogle スプレッドシートへ自動で追加するため、シフト管理に関するこれらの課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- GoogleフォームとGoogle スプレッドシートを用いてシフトを管理し、手作業での転記に課題を感じている方
- 希望シフトの集約と管理業務の効率化を目指している店舗やチームのマネージャーの方
- 手入力によるミスをなくし、正確なシフト情報を迅速にGoogle スプレッドシートへ反映させたい担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームに送信されたシフト希望が自動でGoogle スプレッドシートに追加されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 人の手によるデータ転記作業がなくなることで、入力間違いや記載漏れといったヒューマンエラーの発生リスクを軽減し、情報の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、Googleフォームから送信された回答内容を処理しやすいように整形します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、前段で整形されたシフト情報を指定のシートに自動で追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能の「テキストを生成する」オペレーションでは、プロンプトを任意の内容に設定することで、Googleフォームの回答から希望する形式でシフト情報を簡潔にまとめることが可能です。
- Google スプレッドシートの「レコードを追加する」オペレーションでは、前段のAI機能で生成されたテキストを、Google スプレッドシート内のどの列（ヘッダ）に紐づけて自動で格納するかを任意で設定できます。
■注意事項
- Googleフォーム、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
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