定期的にGoogle スプレッドシートから情報を取得し、ジョーシスからメンバーを削除する

■概要

退職者情報の管理にGoogle スプレッドシートを利用しているものの、ジョーシスへの反映は手作業で行っており、アカウントの削除漏れや手間を課題に感じていませんか。このワークフローは、定期的なスケジュールでGoogle スプレッドシートの情報を参照し、該当するメンバーをジョーシスから自動で削除します。ジョーシスのAPIを利用した連携により、手作業を介さず、迅速で正確なアカウント棚卸しを実現し、情報システム部門の業務を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google スプレッドシートとジョーシスを併用し、退職者のアカウント管理を手作業で行っている方
• ジョーシスのAPIなどを活用して、手作業によるアカウント削除業務を自動化したい情報システム担当者の方
• アカウントの削除漏れによるセキュリティリスクを防ぎ、コンプライアンスを強化したい総務担当者の方

■このテンプレートを使うメリット

• 指定した日時にワークフローが自動で実行されるため、定期的なアカウント削除作業に時間を費やす必要がなくなります。
• システムが自動で処理を行うことで、手作業によるアカウントの削除漏れや誤操作といったヒューマンエラーを防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google スプレッドシートとジョーシスをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を選択し、このワークフローを起動したい日時を設定します
3. 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「複数のレコードを取得する」アクションを設定し、削除対象のメンバー情報が記載されたシートを指定します
4. 続いて、オペレーションで繰り返し処理機能を設定し、前段のGoogle スプレッドシートで取得したメンバー情報を一つずつ処理するようにします
5. 最後に、繰り返し処理の中でジョーシスの「メンバーの削除」アクションを設定し、対象メンバーを削除するよう指定します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• スケジュールトリガー機能では、ワークフローを実行する頻度や日時（毎月末、毎週月曜など）を任意で設定してください。
• Google スプレッドシートのアクションでは、削除対象のメンバー情報が記載されたスプレッドシートやシートを任意で指定し、取得する項目を設定してください。
• 繰り返し処理では、前段で取得した情報の中から、後続のジョーシスのアクションで使用する情報を変数として設定してください。
• ジョーシスでメンバーを削除する際は、Google スプレッドシートから取得したメンバーのメールアドレスや従業員IDなどをキーとして設定してください。

■注意事項

• Google スプレッドシート、ジョーシスのそれぞれとYoomを連携してください。
• 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。