Googleフォームで回答が送信されたら、ジョーシスにメンバーを登録する

■概要

新しいメンバーの入社に伴い、Googleフォームで受け付けた情報をジョーシスへ手作業で転記していませんか。この作業は件数が増えるほど時間を要し、入力ミスなどのヒューマンエラーも発生しやすくなります。このワークフローは、Googleフォームへの回答送信をトリガーに、ジョーシスへメンバー情報を自動で登録するものです。ジョーシスのAPI連携などを活用した自動化により、こうした定型業務を効率化し、正確なメンバー管理を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Googleフォームとジョーシスを併用し、メンバー情報の手入力に手間を感じている方
• ジョーシスのAPIなどを活用して、入社手続きといった定型業務を自動化したいと考えている方
• 手作業による情報登録のミスをなくし、正確なデータ管理体制を構築したい人事・総務担当者の方

■このテンプレートを使うメリット

• Googleフォームに回答が送信されると、自動でジョーシスにメンバーが登録されるため、手作業による転記業務の時間を短縮できます。
• 手動でのデータ入力で起こりがちな登録情報の誤りや抜け漏れを防ぎ、ヒューマンエラーのない正確なメンバー情報管理が実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GoogleフォームとジョーシスをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」アクションを設定します。
3. 最後に、オペレーションでジョーシスを選択し、「メンバーを登録」アクションを設定し、登録する各項目にトリガーで取得したGoogleフォームの回答内容を紐付けます。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• トリガーに設定するGoogleフォームは、Yoomと連携したアカウントで作成したフォームの中から任意で指定できます。
• ジョーシスでメンバーを登録する際、氏名やメールアドレスといった項目はGoogleフォームの回答内容を変数として設定し、拠点や部署など共通の情報は固定値として入力することも可能です。

■注意事項

• Googleフォーム、ジョーシスのそれぞれとYoomを連携してください。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。