■概要
Notionで管理している従業員情報を、ジョーシスにも手作業で登録し直していませんか? 新しい従業員の入社のたびに発生する二重入力は、手間がかかるだけでなく、入力ミスや登録漏れの原因にもなり得ます。 このワークフローを活用すれば、Notionのデータベースに従業員情報が登録されるだけで、ジョーシスへのメンバー追加が自動で完了するため、こうした情報管理の課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Notionとジョーシスで従業員情報を管理しており、二重入力の手間をなくしたい方
- 従業員情報の登録作業における入力ミスや登録漏れを防ぎたい情報システム担当者の方
- 入社に伴うアカウント管理業務を効率化し、コア業務に集中したい総務・人事担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Notionに従業員情報が登録されると、ジョーシスへ自動で同期されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
- 手作業でのデータ転記が不要になるため、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、正確な情報管理を実現します
■フローボットの流れ
- はじめに、NotionとジョーシスをYoomと連携します
- トリガーでNotionを選択し、「特定のデータソースのページが作成・更新されたら」を設定します
- オペレーションで「分岐機能」を設定し、ページが作成された場合と更新された場合で処理を分岐させます
- 次に、Notionの「レコードを取得する(ID検索)」アクションを設定し、対象の従業員情報を取得します
- 次に、ジョーシスの「メンバーを登録」アクションを設定し、取得した情報をもとにメンバーを登録します
- 最後に、Notionの「レコードを更新する(ID検索)」アクションを設定します
※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Notionのトリガー設定では、従業員情報を管理しているデータソースIDを任意で設定してください
- ジョーシスにメンバーを登録する際に、Notionから取得した従業員の氏名や部署などの情報を、どのフィールドに登録するかを自由に設定できます
■注意事項
- Notion、ジョーシスのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能(オペレーション)となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能(オペレーション)を使用することができます。