Google スプレッドシートで行が追加されたら、Cognito FormsでEntryを作成する

■概要

Google スプレッドシートで管理している情報を、都度Cognito Formsに手作業で入力していませんか？こうした単純な転記作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Cognito FormsのAPI連携をノーコードで実現し、Google スプレッドシートに行が追加されるだけで自動的にCognito Formsにエントリーを作成できます。データ連携を自動化し、業務の正確性と効率を向上させます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google スプレッドシートの情報をCognito Formsへ手作業で転記している方
• Cognito FormsのAPIを利用した情報登録の自動化に興味がある方
• 反復的なデータ入力作業をなくし、より重要な業務へ時間を活用したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• スプレッドシートに行が追加されると自動でエントリーが作成されるため、これまでデータ転記に費やしていた作業時間を短縮することが可能です。
• 手作業による転記がなくなることで、入力ミスや対応漏れなどのヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を維持することに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Cognito FormsとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでCognito Formsの「Create Entry」アクションを設定し、トリガーで取得したスプレッドシートの情報をマッピングします。
4. 最後に、別のオペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを更新する」アクションを設定し、処理が完了した行にステータスなどを追記します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• トリガーとなるGoogle スプレッドシートの設定では、連携の対象としたいスプレッドシート、シート、そしてデータが入力されているテーブルの範囲を任意で設定してください。
• Cognito Formsでエントリーを作成するアクションでは、フォームの各項目に対して、前段のトリガーで取得したスプレッドシートの情報を変数として設定したり、任意の固定値を入力したりすることが可能です。
• 最後のGoogle スプレッドシートでレコードを更新するアクションでは、更新対象のスプレッドシートとシート、そして更新を行う行を特定するためのセルなどを任意で設定してください。

■注意事項

• Cognito Forms、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。