GoogleフォームでPRMデータが送信されたら、OCR後にAIでパートナー評価を行いNotionに追加する

■概要

パートナー企業から受け取る実績報告書の集計や評価を手作業で行い、手間や時間がかかっていると感じていませんか。このワークフローは、Googleフォームで受け取ったPRM（パートナーリレーションシップマネジメント）関連のデータを自動で処理するものです。添付ファイルをOCRで読み取り、AIが内容を評価、その結果をNotionに自動で追加します。AIを活用したPRMの高度化により、こうした定型業務から解放され、より戦略的なパートナー連携の構築に注力できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• GoogleフォームとNotionを活用してパートナー管理を行っている方
• パートナーからの報告書データの転記や評価作業を効率化したいと考えている担当者の方
• PRMにAIを導入し、データに基づいた客観的なパートナー評価を実現したい方

■このテンプレートを使うメリット

• フォームが送信されると、添付ファイルの読み取りからAIによる評価、Notionへの記録までが自動化され、手作業にかかる時間を短縮できます。
• AIが一定の基準で評価を行うため、担当者による評価のばらつきを防ぎ、パートナー評価業務の属人化解消に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google Drive、Googleフォーム、NotionをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームに添付されたファイルを取得します
4. 続いて、オペレーションのOCR機能で「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ファイルからテキストを抽出します
5. さらに、オペレーションのAI機能で「テキストを生成する」アクションを設定し、抽出したテキストを基にパートナー評価を行います
6. 最後に、オペレーションでNotionの「レコードを追加する」アクションを設定し、AIによる評価結果を指定のデータベースに追加します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleフォームのトリガー設定では、連携の対象としたい任意のフォームIDを設定してください。
• OCR機能のアクションでは、読み取ったファイルから抽出したい項目を任意で設定してください。
• AI機能でテキストを生成するアクションでは、評価基準など、業務内容に合わせてプロンプトを任意で編集してください。
• Notionでレコードを追加するアクションを設定する際に、追加先となるデータベースのIDを任意で設定してください。

■注意事項

• ‍‍Googleフォーム、Google Drive、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133