フォームから写真が送信されたら、オンラインツールでPDFに変換してOneDriveに保存する

■概要

業務で受け取った写真をPDFに変換する際、一つずつ手作業で行うのは手間ではありませんか。特に複数の写真を扱う場合、時間もかかりファイル管理も煩雑になりがちです。このワークフローは、フォームに写真が送信されるだけで、オンラインツールが自動でPDFに変換しOneDriveに保存します。日常的な写真のPDFへの変換作業を自動化し、手作業によるミスや時間のロスといった課題を解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• 定型的な写真のPDF変換作業に、多くの時間や手間を費やしている方
• 複数のメンバーから写真を受け取り、手動でPDF化して管理している担当者の方
• OneDriveを活用しており、写真やPDFファイルの管理をより効率的に行いたい方

■このテンプレートを使うメリット

• フォーム送信を起点に、写真のPDF変換から保存までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
• 手作業による変換漏れや保存先の間違い、ファイル名の付け間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、OneDriveをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでフォームトリガー機能を選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します。
3. 続けて、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」を選択し、オンラインの変換ツールで写真をPDFに変換する操作を設定します。
4. その次に、オペレーションでデータ変換機能の「正規表現によるデータの置換」アクションを設定し、保存するファイル名の情報を整えます。
5. 最後に、オペレーションでOneDriveの「ファイルをアップロード」を設定し、変換されたPDFファイルを指定のフォルダにアップロードします。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• フォームトリガー機能では、氏名や日付などの質問項目や、ファイルアップロードといった回答種別を業務内容に合わせて自由に設定してください。
• RPA機能の「ブラウザを操作する」アクションでは、PDF変換に利用するWebサイトのURLや、クリック、入力といった操作内容を任意で設定できます。
• OneDriveへのファイルアップロードの際には、管理しやすいように保存先のフォルダやファイル名を自由に指定することが可能です。

■注意事項

• OneDriveとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法はこちらをご参照ください。
• ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。