フォームでPPTXファイルが送信されたら、RPAでPDFファイルに変換してDropboxに格納する

■概要

プレゼンテーション資料などを共有する際、手作業でPPTXファイルをPDFに変換し、特定のフォルダに保存する定型業務に手間を感じていませんか。このワークフローを活用すれば、YoomフォームにPPTXファイルが送信されるだけで、RPA機能が自動でPDFに変換し、指定のDropboxフォルダへ格納します。手作業で行っていた変換・保存業務から解放され、ファイル管理を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方

• 日常的にPPTXをPDFに変換して共有しており、手作業をなくしたいと考えている方
• ファイル形式の統一や格納場所のルール化によって、チームのファイル管理を効率化したい方
• RPAを活用してPC上の定型的な操作を自動化し、業務全体の生産性向上を目指している方

■このテンプレートを使うメリット

• フォームへのファイル送信を起点に、pptxからpdfへの変換と保存が自動で完結するため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
• 手作業によるファイルの変換忘れや、格納先フォルダの間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります

■フローボットの流れ

1. はじめに、DropboxをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでフォームを選択し、「回答が送信されたら」というアクションを設定し、PPTXファイルをアップロードする項目を作成します
3. 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、受け取ったPPTXファイルをPDFに変換するPC上の操作を記録します
4. 最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、変換したPDFファイルを指定のフォルダに格納します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• フォームには、ファイルアップロード項目以外にも、案件名や担当者名といった、ファイル管理に必要な情報を取得するための項目を自由に設定することが可能です
• DropboxにPDFファイルをアップロードする際に、保存先のフォルダを案件別や日付別など、運用ルールに合わせて任意の場所に設定できます

■注意事項

• DropboxとYoomを連携してください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691