DropboxにODTファイルがアップロードされたら、RPAでDOCXファイルに変換し保存する

■概要

ODT形式のファイルを扱う際、都度DOCX形式に変換する作業に手間を感じていませんか。特に、チームでファイルを共有していると、手作業での変換は非効率であり、ミスが発生する原因にもなり得ます。
このワークフローを活用すれば、DropboxにODTファイルがアップロードされるだけで、RPA機能が自動でDOCXファイルに変換し保存します。手作業によるプロセスを自動化し、業務を効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• 日常的にODTファイルをDOCXファイルへ変換する作業に時間を取られている方
• プロセスを自動化し、手作業によるミスをなくしたい方
• Dropboxを活用したファイル管理業務全体の効率化を目指しているチームの方

■このテンプレートを使うメリット

• Dropboxへのファイルアップロードを起点に変換処理が自動で実行されるため、作業にかかっていた時間を削減できます
• 手作業によるファイル形式の変換ミスや、変換漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を向上させます

■フローボットの流れ

1. はじめに、DropboxをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」アクションを設定し、監視対象のフォルダを指定します
3. 続いて、オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したODTファイルをダウンロードします
4. 次に、オペレーションのRPA機能で「ブラウザを操作する」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルをDOCX形式に変換する操作を記録します
5. 最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、変換後のDOCXファイルを指定のフォルダにアップロードします

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Dropboxのトリガー「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」で、監視対象としたいフォルダのパスやファイル名を任意で設定してください
• Dropboxの「ファイルをダウンロード」アクションでは、対象のファイルがアップロードされたフォルダのパスを正しく設定してください
• Dropboxの「ファイルをアップロード」アクションでは、変換後のDOCXファイルを保存したいフォルダのパスを任意で設定してください

■注意事項

• ‍‍DropboxとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は以下をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691