DropboxにPDFがアップロードされたら、オンラインツールでWordファイルに変換して別フォルダに保存する

■概要

日々の業務でPDFをWordに変換する必要があるものの、オンラインツールでの手作業に時間を取られていませんか。このワークフローは、そうした定型作業を自動化します。DropboxにPDFファイルをアップロードするだけで、オンラインで自動的にWordファイルへの変換が行われ、指定のフォルダに保存されるため、ファイル変換に関わる一連の手間を省き、業務を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方

• 定期的にPDFをWordに変換する作業があり、オンラインツールでの手作業をなくしたい方
• 様々な形式のファイルを取り扱い、変換後のファイル管理を効率化したいと考えている方
• 手作業によるPDFからWordへの変換ミスや、ファイルの保存漏れを防ぎたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Dropboxへのファイルアップロードを起点に、PDFからWordへの変換と保存が自動で行われるため、一連の作業時間を短縮できます。
• 手作業でのファイル変換や保存が不要になるため、ファイルの選択ミスや保存漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、DropboxをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したPDFファイルをダウンロードします。
4. 次に、RPA機能の「ブラウザを操作する」アクションで、任意のオンライン変換ツールを操作し、ダウンロードしたファイルをWord形式に変換します。
5. 必要に応じて、データ変換機能の「正規表現によるデータの置換」アクションで、変換後のファイル名に用いる情報を整えます。
6. 最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、変換・整形したWordファイルを指定のフォルダにアップロードします。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Dropboxのトリガー設定では、PDFファイルのアップロードを検知するフォルダのパスや、特定のファイル名を条件に指定することが可能です。
• RPA機能の「ブラウザを操作する」アクションでは、利用したいオンラインの変換サービスのURLや、アップロード・ダウンロードなどの操作手順を自由に設定できます。
• 変換したWordファイルをDropboxにアップロードする際に、保存先のフォルダパスやファイル名を任意のものにカスタマイズできます。

■注意事項

• DropboxとYoomを連携してください。
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法はこちらをご参照ください。
• ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。