フォームで音声ファイルが送信されたら、オンラインツールで指定形式に変換してDropboxに保存する

■概要

インタビューの録音やセミナーの音声など、様々な音声ファイルを扱う業務で、ファイル形式の変換作業に手間を感じていませんか。手作業でオンラインの音声ファイル変換ツールを利用していると、時間がかかるだけでなく、保存ミスなどの課題も発生しがちです。このワークフローは、フォームにファイルが送信されるだけで、RPAがオンラインツールを操作してファイルを自動で変換し、Dropboxに保存します。こうした定型業務を自動化し、業務効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• 日常的に利用している音声ファイル変換ツールでの作業を自動化したいと考えている方
• 様々な形式の音声ファイルを扱うため、手作業での変換や管理に課題を感じている方
• 音声ファイルの変換から指定のDropboxフォルダへの保存まで、一連の流れを効率化したい方

■このテンプレートを使うメリット

• フォームへのファイル送信を起点に、変換から保存までが自動で実行されるため、手作業で行っていた時間を他の業務に充てることができます。
• 手作業によるファイルのアップロードミスや保存先の間違い、ファイル名の付け間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、DropboxをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでフォームトリガーを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します。このフォームに音声ファイルをアップロードする項目を作成します。
3. 次に、オペレーションでRPA機能を選択し、「ブラウザを操作する」アクションでオンラインの音声ファイル変換ツールにアクセスし、ファイルを変換する操作を設定します。
4. 続いて、オペレーションでデータ変換機能の「正規表現によるデータの置換」アクションを利用し、保存ファイル名に用いる情報を整えます。
5. 最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、変換・整形されたファイルを指定のフォルダにアップロードします。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• フォームトリガーでは、音声ファイルのアップロード項目以外に、依頼者名や変換形式の指定など、業務に合わせた項目や回答種別を任意で設定可能です。
• RPA機能（ブラウザ操作）では、普段お使いの音声ファイル変換ツールのURLを指定し、実際の操作手順に合わせて画面操作を自由にカスタマイズできます。
• Dropboxへのファイルアップロードでは、任意の保存先フォルダを指定したり、フォームで入力された情報をもとにしたファイル名を設定したりすることが可能です。

■注意事項

• DropboxとYoomを連携してください。
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法はこちらをご参照ください。
• ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちらをご参照ください。